Het proces van internationaal reorganiseren is een complexe puzzel. Vaak is het namelijk de wens om de reorganisatie op een en hetzelfde moment - of in ieder geval dezelfde dag – aan te kondigen bij de betrokken werknemers in verschillende landen. Maar uiteenlopende wettelijke eisen per land zorgen voor juridische valkuilen en praktische dilemma’s. Het vergt de juiste coördinatie en kennis om de kennisgeving in alle landen gelijktijdig te laten plaatsvinden.

De ontslagprocedure: internationale verschillen
Een belangrijk verschil tussen diverse landen is de wijze waarop de ontslagprocedure is ingericht. Nederland is bijvoorbeeld een van de weinige landen met een preventieve ontslagtoets. Dit betekent dat de arbeidsovereenkomst enkel kan worden beëindigd met voorafgaande toestemming van het UWV of de rechter of via een vaststellingsovereenkomst. In verschillende andere landen geldt een toets achteraf: daar zorgt de ontslagaanzegging er voor dat het dienstverband eindigt en wordt pas later gediscussieerd over de vraag of het ontslag rechtsgeldig is. 

Een ander verschil is dat in bijvoorbeeld het Verenigd Koninkrijk en Frankrijk diverse gesprekken met de betrokken werknemer moeten plaatsvinden voordat de werkgever daadwerkelijk het ontslag kan aanzeggen. In Frankrijk zitten hier strikte termijnen aan vast en deze termijnen kunnen in internationale reorganisatietrajecten voor vertraging zorgen. 

Daarnaast verschillen de opzegtermijnen per land. In sommige landen is dit enkele weken, in andere landen kan dit enkele maanden zijn. Bovendien is in Nederland het uitgangspunt dat de werknemer in dienst blijft gedurende de opzegtermijn. In diverse landen kan een werkgever de arbeidsovereenkomst ook met onmiddellijke ingang beëindigen onder betaling van een vergoeding ineens ter hoogte van het loon gedurende de opzegtermijn.

Melden collectief ontslag
Ook verschillen de regels rondom de melding van een collectief ontslag per land, met name de drempel voor het melden van een collectief ontslag. In Nederland is er een meldingsplicht bij een voorgenomen ontslag van meer dan twintig werknemers in een periode van 3 maanden binnen één werkgebied. In Frankrijk kan al sprake zijn van een collectief ontslag bij een voorgenomen ontslag van twee werknemers binnen 30 dagen en in Spanje wanneer 10 werknemers worden ontslagen in een onderneming met minder dan 100 werknemers in 90 dagen. Deze verschillen kunnen ervoor zorgen dat een werkgever in het ene land de werknemersvertegenwoordigers niet hoeven te raadplegen en in andere landen juist wel. Deze raadpleging zorgt voor een langere voorbereidingstijd voor de reorganisatie. 

Rol van de ondernemingsraad
Ditzelfde geldt voor de rol van de ondernemingsraad. Per land verschilt het wanneer en op welke wijze de ondernemingsraad moet worden betrokken en wat de geldende procedure is. 

Timing: aandachtspunten vanuit het Nederlandse recht 
Vanuit Nederlands perspectief is de timing van de mededeling van de reorganisatie belangrijk. Als de reorganisatie in Nederland later wordt aangekondigd dan in andere landen, brengt dit enkele risico’s met zich. Zo kunnen Nederlandse werknemers het vermoeden krijgen dat ook bij hen een reorganisatie op komst is. Nieuws over reorganisaties binnen het bedrijf verspreidt zich immers snel. Als deze Nederlandse werknemers zich vervolgens ziekmelden voordat een voorlopige ontslagaanvraag bij het UWV is ingediend, worden zij beschermd door het opzegverbod tijdens ziekte. Meer over zieke werknemers en reorganisaties in deze blog: Zieke werknemers en reorganisaties: wat u moet weten

Daarnaast kan het ook problemen opleveren rondom de herplaatsingsplicht. De herplaatsingsinspanningen dienen namelijk aan te vangen op het moment dat de werkgever weet dat de arbeidsplaats van de werknemer komt te vervallen. Vanaf dat moment mag een werkgever niet meer vrij een passende vacature invullen. Als in een ander land eerder bekend wordt dat er wordt gereorganiseerd en werknemers in andere landen al worden herplaatst, kan dit in strijd zijn met de herplaatsingsplicht die de werkgever in Nederland heeft. Dit geldt vooral wanneer het voor een werknemer redelijk kan zijn dat hij in het buitenland aan de slag gaat en/of als de functie remote is. Meer over de herplaatsingsplicht en internationaal reorganiseren vindt u in Blog 3.

Praktische tips

Op basis van onze ruime ervaring met internationale reorganisaties hebben wij de volgende praktische tips voor werkgevers:  

• Zorg tijdig voor een overzicht per land van de procedures en de duur daarvan. Door vervolgens het reorganisatietraject af te stemmen op het langste proces, kan voorkomen worden dat er gefaseerde uitvoering plaatsvindt en kan een gelijktijdige mededeling wereldwijd plaatsvinden.  
• In sommige jurisdicties is het verplicht om de ontslaggesprekken fysiek te voeren. Als u de reorganisatie op hetzelfde moment in diverse landen wilt bekendmaken en doorvoeren, check dan of het vereist is dat iemand fysiek aanwezig is en zo ja, bepaal dan tijdig wie waar en wanneer aanwezig moet zijn. 
• Zorg dat je tijdig alle ontslagbrieven, inclusief vereiste elementen zoals een natte handtekening en bijbehorende bijlagen, gereed hebt. 

Meer weten? Neem contact op
Internationaal reorganiseren vraagt om meer dan juridische kennis. Dit vraagt ook om strategisch inzicht in deze timing. Wilt u voorkomen dat uw reorganisatie daarop strandt?  Neem contact op met onze arbeidsrechtspecialisten.