De werkgever moet de slechte of slechter wordende financiële situatie inzichtelijk maken en dient ter toelichting concrete feiten en omstandigheden te benoemen waaruit dit blijkt. Daartoe moet de werkgever de volgende stukken aan het UWV sturen:

1. de volledige resultatenrekening van de onderneming van het lopende boekjaar tot en met de datum indiening ontslagaanvraag;
2. de twee aan het lopende boekjaar voorafgaande volledige jaarrekeningen (met inzicht in drie boekjaren);
3. een prognose van de resultatenrekening - en liquiditeitsbegroting voor de komende 26 weken bij een gewijzigd én ongewijzigd beleid. Met de prognose moet inzichtelijk worden gemaakt welke effecten (efficiëntie) de voorgenomen maatregelen hebben op de balans;
4. indien de onderneming onderdeel uitmaakt van een groep moet een organogram van de groep worden toegevoegd waarin staat aangegeven hoe de zeggenschaps- en bestuurlijke en financiële verhoudingen geregeld zijn.

Voorts dient de werkgever aan te geven;

• welk bedrag minimaal bespaard moet worden om de onderneming weer financieel gezond te maken;
• welke (andere) kostenbesparende maatregelen zijn en/of worden genomen en om welke bedragen het gaat;
• met welk bedrag aan personeelskosten minimaal bezuinigd moet worden;
• welke functies en arbeidsplaatsen komen te vervallen en waarom;
• hoe de resterende werkzaamheden worden verdeeld.

Bij deze bedrijfseconomische reden ligt de focus op een feitelijke overbezetting van personeel als gevolg van werkvermindering. De oorzaak van de werkvermindering moet worden toegelicht en ook hoe de hoeveelheid werk en de personele bezetting zich over een periode van 18 maanden heeft ontwikkeld. Daaruit maakt het UWV op of sprake is van een incidentele, tijdelijke en/of structurele werkvermindering en de verwachting van het werkaanbod in de komende zes maanden. Van belang is dat wordt aangetoond dat het voorgenomen aantal te vervallen arbeidsplaatsen in goede verhouding staat tot de verminderde werkhoeveelheid.

De werkgever dient bij de aanvraag de volgende gegevens te verstrekken:

1. de oorzaak en de achtergrond van de werkvermindering;
2. de ontwikkeling in de omvang van de werkzaamheden over minimaal de laatste 18 maanden alsmede de personeelsopbouw in deze periode (aantal werknemers en functies);
3. welke activiteiten zijn ondernomen om werk te verkrijgen of te behouden;
4. een onderbouwde prognose van de omvang van de werkzaamheden voor de komende 26 weken bij gewijzigd en ongewijzigd beleid;
5. wat de omvang van de urenvermindering is, in welke functie(s) daardoor arbeidsplaatsen moeten komen te vervallen, alsmede om hoeveel arbeidsplaatsen het gaat, waarom juist dit aantal en de verdeling van de eventueel resterende werkzaamheden;
6. de volledige jaarrekening van het laatste boekjaar van de onderneming.

De werkvermindering kan ook blijken uit een overzicht van de bedrijfsopbrengsten, opzeggingsbrieven van opdrachtgevers en een vergelijkend overzicht van uitstaande offertes en/of opdrachten over de afgelopen periode. Kortom alles om de werkvermindering aan te tonen, is relevant.

Bij deze reden moet de werkgever aantonen dat het treffen van maatregelen die leiden tot het structureel vervallen van arbeidsplaatsen (dat wil zeggen over een periode van 26 weken) noodzakelijk is voor een doelmatige bedrijfsvoering. Indien de reorganisatie is ingegeven door technologische veranderingen (bijvoorbeeld digitalisering, mechanisering, automatisering), moet de werkgever toelichten waarom de voorgenomen veranderingen ten dienste staan van een doelmatige bedrijfsvoering.

De werkgever dient bij de aanvraag de volgende gegevens te verstrekken:

1. beschrijving van de organisatorische en/of technologische veranderingen en een toelichting waaruit blijkt dat zij voor een doelmatige bedrijfsvoering noodzakelijk zijn;
2. een organogram van de werkgever, voor en na de veranderingen (reorganisatie);
3. de gevolgen van de veranderingen voor de verschillende afdelingen, aanwezige functies, het aantal arbeidsplaatsen en de verdeling van de eventueel resterende werkzaamheden;
4. als er nieuwe functies ontstaan, de functieomschrijvingen van deze functie(s).

Uitzendwerkgever, verval inleenopdracht
De uitzendwerkgever dient aannemelijk te maken dat de werknemer niet binnen een periode van 26 weken bij de derde dezelfde of vergelijkbare werkzaamheden zal kunnen verrichten en de uitzendwerkgever zich gedurende een periode gelijk aan de redelijke termijn (de opzegtermijn) heeft ingespannen om de werknemer te herplaatsen.

De uitzendwerkgever die een ontslagaanvraag indient vanwege het vervallen van een inleenopdracht dient mee te sturen:

1. de statuten van de onderneming en/of uittreksel uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel;
2. de inleenovereenkomst met de inlener;
3. een accountantsverklaring of een deel van het jaarverslag waaruit blijkt dat ten minste 50% van de premieplichtige loonsom op jaarbasis wordt gerealiseerd in het kader van uitzendovereenkomsten als bedoeld in artikel 7:690 BW;
4. een document van de Belastingdienst (zoals bijvoorbeeld de sectorindeling) waaruit blijkt dat de werkgever is ingedeeld in premieklasse 52 (Uitzendbedrijven);
5. documenten ter onderbouwing van het ontbreken van een nieuwe inleenopdracht voor dezelfde of vergelijkbare werkzaamheden als bij de opdrachtgever waarvoor de werknemer werkzaam was.

Bij het vervallen van arbeidsplaatsen vanwege het geheel of gedeeltelijk verplaatsen van de activiteiten dient de werkgever de volgende gegevens te verstrekken:

• de datum van de verhuizing en het oude en het nieuwe adres;
• waarom een verhuizing voor een doelmatige bedrijfsvoering noodzakelijk is;
• hoeveel arbeidsplaatsen op de nieuwe bedrijfslocatie ontstaan;
• bij minder arbeidsplaatsen: een toelichting dat het vervallen van dit aantal arbeidsplaatsen voor een doelmatige bedrijfsvoering noodzakelijk is;
• aan welke werknemers een aanbod is gedaan om op de nieuwe locatie te gaan werken, en met welk resultaat (er geldt immers mens volgt werk);
• aan welke werknemers geen aanbod is gedaan, onder vermelding van de reden waarom dit achterwege is gebleven (bijvoorbeeld door een grote reisafstand woon-werk);
• documenten waaruit blijkt dat sprake is (geweest) van bedrijfsverhuizing.

Bovenstaande geldt ook als de activiteiten (deels) worden verplaatst naar een andere bestaande vestiging. Door de samenvoeging kunnen arbeidsplaatsen vervallen als gevolg van betere efficiëntie of doordat dubbelfuncties ontstaan. De ontslagvolgorde wordt dan bepaald op basis van het gezamenlijke personeelsbestand.

Bij een bedrijfsbeëindiging worden de activiteiten van de onderneming definitief en geheel beëindigd. In geval van gedeeltelijke bedrijfsbeëindiging is sprake van een bijzondere vorm van ‘Organisatorische en technologische veranderingen’. In dat geval moeten zowel de gegevens als genoemd onder “Organisatorische en technologische veranderingen” als onderstaande gegevens worden verstrekt.

De werkgever dient bij een bedrijfsbeëindiging de volgende gegevens te verstrekken:

• de reden om de werkzaamheden van de onderneming (geheel) te beëindigen;
• de datum van de bedrijfsbeëindiging;
• de bestemming van het bedrijfspand, de activa, het klantenbestand etc. na de bedrijfsbeëindiging;
• de (on)mogelijkheid om (een deel van) de onderneming te laten overnemen en bij een eventuele overgang van de onderneming, wie de verkrijger is en - voor zover bekend - wat de overnamedatum is.

De werkgever dient bij het vervallen van arbeidsplaatsen vanwege het vervallen van een loonkostensubsidie de volgende gegevens te verstrekken:

• om welke loonkostensubsidie het gaat;
• waarom de loonkostensubsidie is vervallen/verlaagd;
• de ingangsdatum voor het vervallen/verlagen van de subsidie;
• welke inspanningen - indien mogelijk - zijn gedaan om de loonkostensubsidie te behouden;
• documenten waaruit blijkt dat de loonkostensubsidie daadwerkelijk vervalt/wordt verlaagd;
• welke functie/werkzaamheden de werknemer met de persoonsgebonden loonkostensubsidie vervult;
• of er andere werknemers (waarvoor geen loonkostensubsidie is verleend) zijn die feitelijk hetzelfde (reguliere) werk verrichten, en hoe de productiviteit van de werknemer (waarvoor loonkostensubsidie is verleend) zich verhoudt met die van deze werknemers (bij hetzelfde reguliere werk en dezelfde productiviteit is het enkele feit dat voor een werknemer de loonkostensubsidie vervalt geen reden voor ontslag).

Per bedrijfsvestiging en per categorie uitwisselbare functies moet worden afgespiegeld. Doel van het afspiegelingsbeginsel is dat de verdeling in leeftijd per functiecategorie zoveel mogelijk gelijk blijft. Hiermee wordt voorkomen dat alleen de (meestal jonge) werknemers met het kortste dienstverband worden ontslagen.
 

Bij afspiegeling worden per uitwisselbare functie leeftijdsgroepen gemaakt, waarna per leeftijdsgroep wordt gekeken welke werknemer het kortste dienstverband heeft. Deze werknemer komt als eerst voor ontslag in aanmerking. De afspiegeling vindt plaats in de volgende vijf leeftijdsgroepen: van 15 tot 25 jaar, van 25 tot 35 jaar, van 35 tot 45 jaar, van 45 tot 55 jaar en vanaf 55 jaar.
 

Indien in een bepaalde leeftijdscategorie meerdere werknemers zijn van wie de duur van het dienstverband hetzelfde is, terwijl uit die leeftijdscategorie maar één werknemer voor ontslag hoeft te worden voorgedragen, kan de werkgever gemotiveerd zelf de keuze bepalen.

Vanzelfsprekend hoef je niet af te spiegelen als een unieke functie (een functie die slechts door één werknemer wordt bekleed) of een hele categorie uitwisselbare functies geheel komt te vervallen. In dat geval komt immers alleen de werknemer die de unieke functie bekleedt of alle werknemers binnen deze categorie uitwisselbare functies voor ontslag in aanmerking.

Een functie is kortgezegd uitwisselbaar met een andere functie, indien twee werknemers van verschillende functies over en weer zonder al teveel moeite elkaars werk kunnen uitvoeren. Relevante vragen zijn daarom: 

1. wat is de inhoud van beide functies, 
2. wat voor kennis, vaardigheden en competenties vereisen beide functies,
3. wat zijn de (salaris) niveaus van beide functies en
4. kan de ene functionaris zonder al teveel moeite ook de functie van de andere functionaris uitvoeren.

Zo vervoeren een buschauffeur en een taxichauffeur allebei passagiers, maar zullen de vereiste vakspecifieke kennis en vaardigheden (stratenkennis, diploma’s, certificaten en type rijbewijs) meestal behoorlijk verschillen zodat er waarschijnlijk geen sprake is van uitwisselbare functies.

Het gaat om de uitwisselbaarheid van functies (objectief vereiste), en dus niet om de kwaliteiten van de individuele medewerkers (subjectief). Als een medewerker bijvoorbeeld toevallig een achtergrond heeft die hem persoonlijk geschikt maakt voor een functie die niet uitwisselbaar is met zijn eigen functie, dan zal alsnog geen sprake zijn van uitwisselbaarheid.

In de volgende vier gevallen kan van het afspiegelingsbeginsel worden afgeweken:

1. Als de werknemer onder leiding en toezicht werkt van een derde en vervanging niet van de werkgever kan worden gevraagd.
2. Als de werknemer aantoonbaar beschikt over bijzondere kennis of bekwaamheden en daarom kan worden aangetoond dat deze werknemer onmisbaar is. Er wordt niet aan deze uitzondering voldaan als de werkgever vindt dat een werknemer beter functioneert dan de rest.
3. Als de werknemer een arbeidsbeperking heeft. Als de werknemer binnen zijn leeftijdsgroep op grond van de duur van zijn dienstverband volgens het afspiegelingsbeginsel voor ontslag in aanmerking komt, wordt hij overgeslagen en moet in zijn plaats de eerstvolgende werknemer binnen die leeftijdsgroep worden geselecteerd.
4. Bij cao kan worden geregeld dat een werkgever onder bepaalde strikte voorwaarden maximaal 10% van het totale aantal werknemers dat voor ontslag in aanmerking komt buiten het afspiegelingsbeginsel kan laten.

Het afspiegelingsbeginsel moet als hoofdregel worden toegepast per onderneming, waarbij het UWV ervan uitgaat dat de onderneming samenvalt met de formele werkgever, oftewel de rechtspersoon met wie de werknemer een arbeidsovereenkomst heeft. Als echter sprake is van een “bedrijfsvestiging”, moet worden afgespiegeld binnen deze bedrijfsvestiging. 

Een bedrijfsvestiging is “een onderdeel van de onderneming van de werkgever dat in de maatschappij als zelfstandige eenheid te herkennen is en een interne zelfstandige bedrijfsvoering heeft”. Daarnaast bepaalt de wet (artikel 14 lid 2 Ontslagregeling) dat, indien een redelijke toepassing van het afspiegelingsbeginsel dit met zich brengt, bij de afspiegeling verschillende ondernemingen of bedrijfsvestigingen mogen worden samengenomen.

Voor de vraag of sprake is van een aparte “bedrijfsvestiging”, zijn de volgende elementen van belang, die in onderlinge samenhang dienen te worden beoordeeld:

Externe kenmerken:

• de eenheid presenteert zich extern publiekelijk als zelfstandige aanbieder van goederen;
• een eigen adres c.q. bedrijfslocatie;
• registratie als aparte vestiging/locatie bij de Kamer van Koophandel;
• een eigen klantenkring of doelgroep;
• een eigen product- en /of dienstenlijn;
• een eigen naam;
• een eigen website, briefpapier, logo, huisstijl;
• een geografische afstand tussen de andere eenheden van de onderneming.

Interne kenmerken:

• een aparte rechtspersoon;
• een zelfstandige (financiële) rapportage;
• de eenheid is als zelfstandig onderdeel in de (financiële) rapportage opgenomen; dit blijkt bijvoorbeeld uit jaarplannen en een eigen winst & verlies verantwoordelijkheid;
• een eigen management is verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering;
• het zelfstandig in dienst nemen en ontslaan van personeel;
• een eigen separate medezeggenschap.

Deze kenmerken worden in onderlinge samenhang beoordeeld.

Van flexibele- en tijdelijke werknemers moet als eerste afscheid worden genomen. Werknemers met een onbepaalde tijd contract hebben dus een betere ontslagbescherming.

De volgorde van de ontslagen (rangorde) vindt plaats volgens de volgende vijf groepen:

Groep 1:
Flexibele werknemers zoals uitzendkrachten, ingeleende werknemers of gedetacheerde werknemers, zzp’ers.

Groep 2:
Werknemers die al AOW-gerechtigd zijn.

Groep 3:
Werknemers met een arbeidsovereenkomst waarin de omvang van de arbeid niet is vastgelegd (nulurencontracten).

Groep 4:
Werknemers met een contract voor bepaalde tijd dat afloopt binnen 26 weken na het indienen van de ontslagaanvraag.

Groep 5:
Werknemers met een contract voor bepaalde tijd dat pas afloopt na 26 weken na het indienen van de ontslagaanvraag én werknemers met een onbepaalde tijd contract.

De werkgever dient bij het vervallen van arbeidsplaatsen eerst afscheid te nemen van personen uit groep 1 die werkzaam zijn in dezelfde categorie uitwisselbare functies. Nu onder uitwisselbare functies niet wordt verstaan dezelfde werkzaamheden die voor een korte periode worden verricht (korter dan 26 weken) geldt dit niet voor de personen die deze werkzaamheden verrichten. Indien daarmee de noodzakelijke personeelsinkrimping niet (voldoende) kan worden gerealiseerd, komen werknemers in dezelfde categorie uitwisselbare functies uit achtereenvolgens groep 2, 3, 4 en 5 voor ontslag in aanmerking. Van de werknemers uit groep 2, 3 en 4 moet achtereenvolgens afscheid worden genomen in volgorde van de lengte van het dienstverband.

De situatie kan zich voordoen dat in een bepaalde leeftijdscategorie meerdere werknemers zijn van wie de duur van het dienstverband hetzelfde is, terwijl uit die leeftijdscategorie maar één werknemer voor ontslag hoeft te worden voorgedragen. Voor die situatie is in artikel 11 derde lid van de Ontslagregeling geregeld dat de werkgever, gemotiveerd, zelf de keuze kan bepalen.

De werknemers uit groep 2, 3 en 4 tellen wel mee bij de berekening van het aantal werknemers dat uit de verschillende leeftijdscategorieën voor ontslag in aanmerking komt, maar moeten vervolgens bij voorrang worden ontslagen. Als een leeftijdsgroep daardoor al voldoende heeft bijgedragen, hoeven geen andere werknemers uit die leeftijdsgroep voor ontslag te worden voorgedragen. Indien de beoogde krimp niet kan worden behaald met het ontslag van werknemers uit de groepen 2, 3 en 4 komt op grond van het afspiegelingsbeginsel de werknemer uit groep 5 met het kortste dienstverband binnen de leeftijdsgroep als eerste voor ontslag in aanmerking.

Een min-maxcontract bevat een vast deel (minimaal te werken aantal uren) en een flexibel deel (oproepuren). Een werknemer met een min-maxcontract zit daarom niet in groep 3 (geen nul-urencontract). De werkgever hoeft om die reden niet eerst afscheid van deze werknemer te nemen. Uit de regelgeving volgt wel dat de werkgever deze werknemer niet meer uren mag laten werken dan het minimaal aantal te werken uren (dus geen gebruik maakt van de mogelijkheid een werknemer voor meer uren werk op te roepen). Daarover moet de werkgever in de ontslagaanvraag duidelijkheid verschaffen. 

De payrollwerknemer heeft dezelfde ontslagbescherming als een ‘gewone’ werknemer van de opdrachtgever. Voor de beoordeling of sprake is van een redelijke grond voor ontslag door een payrollwerkgever zijn de omstandigheden bij de opdrachtgever waar de payroll medewerker werkt bepalend. Het UWV beoordeelt of – bij het beëindigen van een overeenkomst tussen de opdrachtgever en de payrollwerkgever die leidt tot een voornemen tot ontslag door de payrollwerkgever – er bij de opdrachtgever zodanige omstandigheden zijn dat er een redelijke grond is voor ontslag van de payrollwerknemer. Indien de opdrachtgever een overeenkomst opzegt vanwege het feit dat er onvoldoende werk is voor de payrollwerknemer zal de payrollwerkgever aannemelijk moeten maken dat het vervallen van een arbeidsplaats bij de opdrachtgever noodzakelijk is voor een doelmatige bedrijfsvoering. Als een payrollwerkgever besluit zijn bedrijf te beëindigen is dit dus geen grond voor een ontslagvergunning. Als de opdrachtgever de overeenkomst met de payrollwerkgever opzegt wegens het staken van zijn bedrijf is dat omgekeerd wel een redelijke grond voor opzegging van de arbeidsovereenkomst door de payrollwerkgever.

Bij de stoelendansmethode besluit de werkgever om een functie of bepaalde functies te laten vervallen en daarvoor in de plaats nieuwe functies te creëren. Alle werknemers worden boventallig verklaard en in de gelegenheid gesteld om op de nieuwe functies te solliciteren (stoelendans). Degenen die het meest geschikt zijn worden aangenomen op de nieuwe functie.

De werkgever moet nagaan voor welke arbeidsplaatsen een vacature bestaat of waarvoor binnen de redelijke termijn een vacature zal ontstaan. Daarnaast moet de werkgever nagaan of er (flexibele) werknemers uit de groepen 1 t/m 4 (zie vraag 6 onder Ontslagvolgorde) werkzaam zijn op arbeidsplaatsen die voor de betreffende werknemer een passende functie zouden zijn, hetgeen tot gevolg kan hebben dat genoemde werknemers plaats moeten maken voor een werknemer wiens arbeidsplaats komt te vervallen

Als er meerdere werknemers herplaatst kunnen worden in een passende functie mag de werkgever de naar zijn oordeel meest geschikte persoon benoemen. Tegenover het UWV dient hij deze keuze wel te kunnen verantwoorden.

De herplaatsing is gekoppeld aan een ‘redelijke termijn’. Deze termijn is gelijk aan de wettelijke opzegtermijn van de betreffende werkgever. Als in een bepaalde situatie de opzegtermijn voor de werkgever bijvoorbeeld drie maanden bedraagt, dan is de redelijke termijn in het kader van de herplaatsingsverplichting ook drie maanden.

De herplaatsingstermijn wordt berekend vanaf het moment dat het UWV een beslissing op de ontslagaanvraag neemt.

Indien de onderneming van de werkgever deel uitmaakt van een groep, worden bij de beoordeling of een passende functie beschikbaar is ook de arbeidsplaatsen in andere tot deze groep behorende ondernemingen betrokken.

Werknemers die bereid zijn in het buitenland aan de slag te gaan stellen zich vrij regelmatig op het standpunt dat zij met voorrang moeten worden geplaatst bij een van de buitenlandse vennootschappen die deel uitmaken van het concern. De Ontslagregeling zegt echter niets over de vraag of ook moet worden gekeken naar arbeidsplaatsen bij buitenlandse ondernemingen die tot dezelfde groep als de werkgever behoren. De Hoge Raad oordeelde hierover in 2019 dat de herplaatsingsplicht niet moet worden gezien als een resultaatsverbintenis, maar als een inspanningsverplichting. Gekeken moet worden of het in de rede ligt om de werknemer te herplaatsen. De werkgever heeft daarbij een zekere beoordelingsruimte. De werkgever moet dus wel nagaan of er passende functies binnen het concern zijn, maar hoeft - en kan bovendien vaak - geen zekerheid te geven dat de betreffende werknemer voorrang krijgt bij een buitenlandse vacature binnen het concern. 

Als een deel van de taken van een te vervallen functie wordt voortgezet in een nieuwe functie is een werkgever niet volledig vrij om te kiezen welke werknemers in die nieuwe functie moeten worden herplaatst of geplaatst. Werknemers uit die te vervallen functie die geschikt zijn voor de nieuwe functie hebben voorrang bij (her)plaatsing in de nieuwe functie. Dat geldt ook als andere werknemers uit die te vervallen functie of uit andere functies, geschikter zijn. 

Als er uit de groep werknemers wiens taken terugkomen in de nieuwe functie meerdere werknemers geschikt zijn, worden die werknemers herplaatst in de omgekeerde ontslagvolgorde: de werknemer die op basis van het afspiegelingsbeginsel als laatste voor ontslag in aanmerking kwam, wordt als eerste herplaatst (‘omgekeerd afspiegelen’). 

Indien er een opzegverbod van toepassing is, dan zal door het UWV geen toestemming worden verleend tot beëindiging van de arbeidsovereenkomst en kan niet tot opzegging worden overgegaan.

Het UWV houdt rekening met de volgende opzegverboden:

• tijdens de eerste twee jaren van ziekte, (tenzij het een werknemer betreft die de AOW-gerechtigde leeftijd heeft bereikt. Dan is het opzegverbod tijdens ziekte voor werknemers die na 1 juli 2023 ziek zijn geworden 6 weken);
• tijdens zwangerschap;
• tijdens de periode van zwangerschaps- en bevallingsverlof en zes weken na hervatting; 
• gedurende het vervullen van dienstplicht of vervangende dienst;
• lidmaatschap van OR of een personeelsvertegenwoordiging (pvt), of als secretaris is toegevoegd aan de OR of pvt;
• de werknemer die geplaatst is op een kandidatenlijst voor een OR of pvt, of korter dan twee jaar geleden daarvan lid is geweest;
• de werknemer die lid is van een voorbereidingscommissie van een OR;
• de deskundige werknemer in de zin van de Arbeidsomstandighedenwet;
• tijdens de verlengde wachttijd.

Als de werkgever verwacht dat het opzegverbod binnen vier weken na de dag waarop het UWV op het verzoek beslist niet meer geldt, kan wel een aanvraag worden ingediend. De werkgever dient daarom bij het indienen van de aanvraag twee maanden vooruit te kijken, ervan uitgaande dat het UWV de werkgever kan verzoeken de aanvraag binnen acht dagen aan te vullen, de procedure bij het UWV circa vier weken duurt en de eventuele toestemming vier weken geldig is. Als de werknemer op de datum van indiening van de aanvraag ziek is, moet de werkgever aannemelijk maken dat redelijkerwijs verwacht mag worden dat de werknemer binnen twee maanden zal herstellen. Hij kan dit bijvoorbeeld doen met een verklaring van de bedrijfsarts.

De ondernemingsraad moet om advies worden gevraagd op een moment waarop het advies nog van wezenlijke invloed kan zijn op het te nemen besluit. Als de ondernemingsraad om advies wordt gevraagd, mag het besluit dus nog niet zijn genomen.

De werkgever moet bij de adviesaanvraag een overzicht verstrekken van i) de beweegredenen voor de reorganisatie, ii) de gevolgen die de reorganisatie voor de werknemers zal hebben (welke functies komen te vervallen) en iii) van de maatregelen die worden genomen om deze gevolgen op te vangen. Wanneer de werkgever nog geen sociaal plan heeft opgesteld, kan de ondernemingsraad ook over het opstellen daarvan adviseren.

Na het advies van de ondernemingsraad neemt de werkgever het besluit. Als dit besluit afwijkt van het advies van de ondernemingsraad mag het besluit pas een maand nadat de ondernemingsraad daarover is geïnformeerd, worden uitgevoerd. De ondernemingsraad kan gedurende deze maand tegen het besluit beroep instellen bij de Ondernemingskamer.

De Ondernemingskamer gaat niet op de stoel van de ondernemer zitten. Als de ondernemingsraad beroep instelt tegen een genomen besluit beoordeelt de Ondernemingskamer daarom enkel of een redelijk handelend ondernemer in redelijkheid tot dit besluit kan komen. De Ondernemingskamer toetst wel vol of de werkgever heeft voldaan aan de procedurele vereisten van de adviesrechtprocedure.

Wanneer de Ondernemingskamer oordeelt dat de werkgever in redelijkheid niet tot het besluit kon komen, dan kan de Ondernemingskamer de werkgever i) verbieden om uitvoering te geven aan het besluit, ii) verplichten om het besluit deels of geheel in te trekken of iii) het besluit ongedaan te maken.

Als het op grond van de Wet op de ondernemingsraden verplicht is om een ondernemingsraad in te stellen kan het niet instellen van een ondernemingsraad gevolgen hebben voor een (voorgenomen) reorganisatie.

Allereerst kan het gevolgen hebben voor het uitvoeren van reorganisatiehandelingen. Zo is in de jurisprudentie wel geoordeeld dat een werkgever geen reorganisatiehandelingen mocht voortzetten totdat werknemers op een in de uitspraak bepaalde wijze inspraak zouden hebben gehad. Verder kan het niet instellen van een verplichte ondernemingsraad gevolgen hebben voor de beoordeling van ontslagaanvragen door UWV. Als geen ondernemingsraad is ingesteld gelden conform de uitvoeringsregels van UWV de regels voor medezeggenschap in ondernemingen met 10-50 personen. Op grond van die regels moet elk voorgenomen besluit dat kan leiden tot verval van arbeidsplaatsen of verandering van de arbeid van ten minste 25% van het personeel in een vergadering met de werknemers worden besproken en moet daarover advies worden gevraagd. Als deze raadpleging nog niet heeft plaatsgevonden is de ontslagaanvraag prematuur en wordt deze afgewezen.

Indien een werkgever voornemens is om binnen drie maanden van 20 of meer werknemers de arbeidsovereenkomst te beëindigen binnen één van de werkgebieden van de Wet Melding Collectief Ontslag ("WMCO"), dan dient de werkgever dit ter raadpleging schriftelijk te melden aan het UWV en de vakorganisaties [1*].

De WMCO richt zich tot de formele werkgever waarmee de werknemer een arbeidsovereenkomst heeft. Of gemeld moet worden is dus niet afhankelijk van het aantal voorgenomen ontslagen binnen een afdeling, vestiging, onderneming of groep, maar van het aantal voorgenomen ontslagen door de werkgever binnen een werkgebied.

De werkgever stelt met de melding de vakorganisaties in de gelegenheid overleg te voeren met de werkgever over het mogelijk voorkomen van het ontslag en over het verzachten van de gevolgen ervan, door het nemen van sociale begeleidingsmaatregelen (zie ook 'Het sociaal plan').

De WMCO is van toepassing op elke voorgenomen beëindiging van een arbeidsovereenkomst op initiatief van de werkgever om een of meer bedrijfseconomische redenen. Hieronder vallen dus:

• de beëindiging middels een beëindigingsovereenkomst (vaststellingsovereenkomst);
• de opzegging van een arbeidsovereenkomst met instemming van de werknemer (toestemming van UWV of cao-commissie is dan niet vereist);
• de opzegging van een arbeidsovereenkomst met toestemming van UWV (of cao-commissie);
• de opzegging van een arbeidsovereenkomst zonder instemming van de werknemer en zonder toestemming van UWV (of cao-commissie);
• de ontbinding van een arbeidsovereenkomst door de kantonrechter (na weigering toestemming door UWV/cao-commissie of bij het ontbreken van een tussentijds opzegbeding in een tijdelijke arbeidsovereenkomst).

Voor de vraag of een beëindiging moet worden toegerekend aan het tijdvak van drie maanden is de datum van de indiening van de ontslagaanvraag of het ontbindingsverzoek of de datum waarop de beëindigingsovereenkomst op initiatief van de werkgever (met wederzijds goedvinden) wordt gesloten, bepalend.

Indien een melding moet worden gedaan van het ontslag dient de werkgever zo nauwkeurig mogelijk opgave te doen van het aantal werknemers waarvan de arbeidsovereenkomst komt te beëindigen, verdeeld naar functie, leeftijd en geslacht, het aantal werknemers dat in dienst is, de tijdstippen van beëindiging, de ontslagcriteria, wijze van berekening van eventuele afvloeiingsuitkeringen en de wijze waarop de werkgever voornemens is de arbeidsovereenkomsten te beëindigen. Het meldingsformulier van het UWV is te vinden op: https://www.uwv.nl/werkgevers/formulieren/melden-voornemen-tot-collectief-ontslag.aspx. De melding moet via het werkgeversportaal. Bij de melding dient ook een kopie te worden overgelegd van de melding aan de vakbonden. Als de melding voldoet aan de eisen, dan ontvangt de werkgever een brief met bevestiging van de ontvangst van de melding.

Let op: het UWV gaat bij ingediende ontslagaanvragen na of sprake is van een meldingsplicht op grond van de WMCO. Als niet voldaan is aan de meldingsplicht, geeft het UWV de werkgever acht dagen de tijd voor herstel. Lopende ontslagaanvragen worden pas nadat een schriftelijke verklaring is overgelegd waaruit blijkt dat de vakbonden en (in voorkomende gevallen) de ondernemingsraad zijn geraadpleegd (verder) in behandeling genomen.

Wees er tot slot op bedacht dat in een toepasselijke cao eveneens de verplichting kan zijn opgenomen om de vakbonden te raadplegen bij collectief ontslag. De definitie van collectief ontslag in een cao kan afwijken van de hierboven genoemde wettelijke definitie. 

[1*] De werkgebieden zijn: a. Friesland, Groningen en Drenthe; b. Overijssel en Gelderland; c. Noord-Brabant en Limburg; d. Zuid-Holland en Zeeland; e. Flevoland en Utrecht; f. Noord-Holland.

De raadpleging heeft tot doel te onderzoeken of er mogelijkheden zijn om het voorgenomen collectief ontslag te voorkomen, te verminderen of om de gevolgen ervan te verzachten, bijvoorbeeld door het opstellen van een sociaal plan. De werkgever is niet verplicht om met de vakbonden overeenstemming te bereiken over deze onderwerpen. 

De werkgever moet na de melding een verplichte wachttijd van één maand in acht nemen. Gedurende de wachttijd mag de arbeidsovereenkomst niet door de werkgever worden opgezegd, op initiatief van de werkgever door de rechter worden ontbonden of op initiatief van de werkgever door middel van een beëindigingsovereenkomst worden beëindigd. 

De maand wachttijd geldt niet als uit een verklaring van een van de belanghebbende vakbonden blijkt dat zij zijn geraadpleegd en zich kunnen verenigen met de beëindigingen. In dat geval laat het UWV de beoordeling van de bedrijfseconomische reden van de ontslagaanvragen in beginsel achterwege.  

Als de werkgever de belanghebbende vakbonden en de ondernemingsraad niet heeft geraadpleegd, dan wordt een verzoek om uitstel voor het aanvullen van de ontslagaanvraag niet verleend. In dat geval moet de gehele ontslagaanvraag (formulier A, B en C; zie hieronder) meteen worden ingediend. 

Als de werkgever geen melding heeft gedaan, geen wachttijd in acht heeft genomen of de belanghebbende vakbonden niet heeft geraadpleegd kan de opzegging door de werkgever en een gesloten beëindigingsovereenkomst op verzoek van de werknemer door de kantonrechter worden vernietigd. Dat is alleen anders als UWV toestemming heeft gegeven voor de opzegging.

In een sociaal plan kunnen onder andere regelingen staan over:

• het vaststellen van boventalligheid
• herplaatsingsonderzoek
• werk-naar-werk-regeling
• vrijstelling van werk
• vrijwillig vertrek
• vrijwillig deeltijd werken
• ontslagvergoedingen
• pensioenopbouw na ontslag
• terugkeerregelingen

De wet bevat geen verplichting om een sociaal plan op te stellen. Een cao kan wel een verplichting bevatten om een sociaal plan op te stellen.

Een sociaal plan dat met vakbonden is overeengekomen kan een cao zijn. Als een sociaal plan een cao is kan een werknemer net als bij een 'gewone cao‘ gebonden zijn door lidmaatschap van een vakbond die partij is bij het sociaal plan.

Als een sociaal plan geen cao is, is een werknemer daar niet aan gebonden. Het sociaal plan is dan in feite slechts een informatiedocument over de voorzieningen die de werkgever treft in geval van ontslag.

Een sociaal plan biedt duidelijkheid over de personele gevolgen van een reorganisatie voor de individuele werknemers. Als een sociaal plan een cao is bindt het ook werknemers (zie vorige vraag). Als een sociaal plan is overeengekomen met de vakbonden of de ondernemingsraad zorgt dat vaak voor extra draagvlak voor de maatregelen onder het personeel. 

De 'Aanvraag ontslagvergunning wegens bedrijfseconomische reden' bestaat uit 3 delen: A, B en C. Pas als de complete aanvraag door het UWV is ontvangen, kan het UWV de aanvraag formeel in behandeling nemen.

Het A-formulier bevat de informatie over de werkgever. Formulier B bevat informatie over de individuele werknemers. Het formulier C bevat de informatie over en motivatie van de bedrijfseconomische reden voor de ontslagaanvraag en de wijze waarop de selectie van de voor ontslag voorgedragen werknemers wordt voorgedragen. Tevens dient de werkgever in het C-formulier uiteen te zetten hoe hij invulling heeft gegeven aan het herplaatsingsonderzoek. In de formulieren moet de werkgever alle informatie aanleveren om aannemelijk te maken dat het verval van arbeidsplaatsen noodzakelijk is. Hiermee is het C-formulier is het meest omvangrijke en belangrijkste formulier.

Voor een complete ontslagaanvraag dient de werkgever alle 3 de formulieren volledig in te vullen en toe te zenden aan het UWV (of te uploaden via het werkgeversportaal met eHerkenning). Pas als de complete aanvraag door het UWV is ontvangen, kan het UWV de aanvraag formeel in behandeling nemen. Dan begint ook de proceduretijd te lopen die in mindering kan worden gebracht op de opzegtermijn die door de werkgever in acht moet worden genomen nadat toestemming is verleend.

Zodra de ontslagaanvraag door het UWV is ontvangen, beoordeelt UWV of deze compleet is. Als er informatie ontbreekt krijgt de werkgever 8 dagen de tijd om de aanvraag volledig te maken. Het UWV kan onder bijzondere omstandigheden de termijn van 8 dagen verlengen.

Als de ontslagaanvraag compleet is, toetst UWV of wat wordt aangevoerd het verzoek om een ontslagvergunning voldoende ondersteunt. Als dat niet het geval is, of andere voor de hand liggende oplossingen mogelijk zijn, wordt een vergunning geweigerd.

Als een werkgever na het indienen van de ontslagaanvraag nog met de werknemer(s) wil onderhandelen over een beëindigingsovereenkomst, dan kan de werkgever een voorlopige ontslagaanvraag indienen tezamen met een verzoek om uitstel. De werkgever hoeft dan alleen het volledig ingevulde deel A van het formulier met de bijlage(n) in te dienen. Op dit formulier moet dan worden aangegeven dat nog met de werknemer(s) wordt onderhandeld. Tevens dient de werkgever een lijst toe te zenden met daarop naam, adresgegevens en het Burgerservicenummer van de werknemer(s) voor wie hij een ontslagvergunning aanvraagt.

Het UWV verleent de werknemer bij een voorlopige aanvraag uitstel van 14 dagen voor het indienen van het B en C formulier. Deze 14 dagen kunnen worden gebruikt om te proberen om de met de werknemer tot een regeling te komen. Na het eindigen van de veertien 14 dagen uitstel voor het voeren van onderhandelingen zijn er 4 mogelijke situaties:

1.    De werkgever heeft het UWV niets laten weten en de ontslagaanvraag wordt ingetrokken. 

2.    De werkgever heeft het UWV medegedeeld dat er een beëindigingsovereenkomst is gesloten. De werkgever kan dan het UWV vragen om 14 dagen uitstel met het oog op de voor de werknemer geldende bedenktermijn van 14 dagen. 

3.    De werkgever heeft het UWV medegedeeld dat er geen beëindigingsovereenkomst is gesloten en dat hij de ontslagprocedure wil voortzetten. In dat geval wordt de werkgever in de gelegenheid gesteld om binnen 8 dagen het ingediende verzoek met het B en C formulier aan te vullen.

4.    De werkgever verzoekt het UWV om aanvullend uitstel voor onderhandelingen en legt aan het UWV uit waarom aanvullend uitstel wordt gevraagd. Als dit een redelijk verzoek is, kan het UWV aanvullend uitstel verlenen en bepaalt daarbij de termijn voor het aanvullend uitstel. In dat geval laat het UWV ook aan de werknemer schriftelijk weten dat een voorlopige aanvraag is ingediend en dat aanvullend uitstel voor onderhandeling is verleend.   

Door indiening van een voorlopige aanvraag wordt voorkomen dat werknemers zich kunnen verschuilen achter een opzegverbod door zich ziek te melden nadat zij over hun ontslag zijn geïnformeerd.

Nadat de werkgever toestemming heeft verkregen van het UWV om de arbeidsovereenkomst met de werknemer op te zeggen, kan de werkgever de arbeidsovereenkomst met in achtneming van de opzegtermijn opzeggen. 

De werknemer heeft bij de opzegging van de arbeidsovereenkomst door de werkgever nadat het UWV een ontslagvergunning heeft verleend aanspraak op de transitievergoeding.

De hoogte van de transitievergoeding is wettelijk geregeld en wordt bepaald op basis van twee onderdelen: het maandsalaris en de duur van het dienstverband. De vergoeding is in 2023 maximaal € 89.000 bruto of, als het jaarsalaris van de werknemer hoger is dan € 89.000, maximaal 1 bruto jaarsalaris.

De berekening van de transitievergoeding gaat als volgt:

• De werknemer krijgt 1/3 maandsalaris per gewerkt dienstjaar (vanaf de eerste werkdag).
• De transitievergoeding over het resterende deel van de arbeidsovereenkomst wordt berekend volgens de formule: (bruto salaris ontvangen over resterende deel arbeidsovereenkomst/bruto maandsalaris) x (1/3 bruto maandsalaris/12). 

Voorbeeld:
De arbeidsovereenkomst duurde 6 jaar, 4 maanden en 5 dagen. Het bruto maandsalaris was € 3.000. Het bruto uurloon was € 20. De werknemer werkte 8 uur per dag.

1. De vergoeding over het aantal volledig gewerkte jaren is 6 jaar x (1/3 van € 3.000) = € 6.000.
2. Vervolgens wordt de vergoeding berekend over de resterende 4 maanden en 5 dagen.

• Het salaris over de laatste 4 maanden is 4 x € 3.000 = € 12.000. De berekening volgens de formule is: (€ 12.000/€ 3.000) x ((1/3 x € 3.000)/12) = € 333,33.
• Het salaris over de laatste 5 dagen is 5 x 8 (gewerkte uren) x € 20 (bruto uurloon) = € 800. De berekening volgens de formule is: (€ 800/€ 3000) x ((1/3 x € 3.000)/12) = € 22,22.

In dit voorbeeld bedraagt de transitievergoeding dus € 6.000 + € 333,33 + € 22,22 = € 6.355,55.

In een UWV procedure zijn de volgende termijnen van toepassing:

Kortom, de procedure bij het UWV duurt tussen de 6 à 12 weken.

Dit is afhankelijk van de situatie. Indien het risico aannemelijk is dat de betrokken werknemer zich ziek meldt of indien de werkgever er belang bij heeft om de vaart in het proces te houden is het raadzaam om eerst het A-formulier met de bijlage(n) bij het UWV in te dienen, tezamen met een verzoek om uitstel en om daarna pas de werknemer te informeren over het verval van zijn functie. In dat gesprek kan ook de vaststellingsovereenkomst worden aangeboden.

Het UWV verleent de werkgever bij een voorlopige aanvraag uitstel van 14 dagen voor het indienen van het B en C formulier. Deze termijn kan gebruikt worden om nog met de werknemer te onderhandelen. Als een werknemer zich vervolgens ziek meldt nadat hij de vaststellingsovereenkomst aangeboden heeft gekregen, dan geldt er principe geen opzegverbod. Door indiening van een voorlopige aanvraag met alleen formulier A wordt dus voorkomen dat werknemers zich kunnen verschuilen achter een opzegverbod door zich ziek te melden nadat zij over hun ontslag zijn geïnformeerd.

Een vaststellingsovereenkomst bevat meestal afspraken over de volgende onderdelen:

• de datum waarop de arbeidsovereenkomst eindigt, rekening houdend met de opzegtermijn;
• beëindigingsvergoeding;
• behoud van salaris gedurende de opzegtermijn;
• vrijstelling van werk;
• budget voor outplacement;
• budget voor juridische kosten;
• verval concurrentiebeding (soms ook verval relatiebeding);
• getuigschrift;
• geheimhouding;
• wettelijke bedenktermijn;
• finale kwijting.

Indien er ook een Sociaal Plan is, dan wijkt de vaststellingsovereenkomst hier in de regel niet van af.

Alleen voor het geval werkgever en werknemer geen overeenstemming hebben bereikt over een vaststellingsovereenkomst, dan zal de werkgever de incomplete aanvraag moeten aanvullen door middel van het indienen van formulieren B en C. Vervolgens krijgt de werknemer gelegenheid om zich te verweren.