Een werkgever kan niet zomaar foto’s van werknemers gebruiken voor de website of voor andere commerciële doeleinden. Het gebruik van beeldmateriaal van werknemers is namelijk een verwerking van persoonsgegevens. Dit betekent dat er op basis van de AVG (de Algemene Verordening Gegevensbescherming) een wettelijke grondslag moet zijn voor deze verwerking. Deze verwerkingsgronden staan limitatief in de AVG opgesomd. Relevante verwerkingsgronden voor het gebruiken van beeldmateriaal van de werknemer kunnen zijn: (i) een gerechtvaardigd belang van de werkgever, (ii) de noodzaak van de verwerking voor de uitvoering van de overeenkomst en (iii) de toestemming van de werkgever. 

Van de eerste twee verwerkingsgronden, een ‘gerechtvaardigd belang’ en ‘noodzaak voor de uitvoering van de overeenkomst’, zal bij het gebruik van het beeldmateriaal voor commerciële doeleinden niet snel sprake zijn. Van een gerechtvaardigd belang is namelijk pas sprake als het belang van de werkgever bij de verwerking van de persoonsgegevens (het gebruik van het beeldmateriaal) zwaarder weegt dan het belang van de werknemer bij de bescherming van zijn (fundamentele) recht op bescherming van zijn persoonsgegevens . En dat is niet snel aan de orde. Het gebruik van beeldmateriaal voor commerciële doeleinden is veelal evenmin noodzakelijk om de overeenkomst uit te voeren. Ook dit is een strenge toets. Is het gebruik van het beeldmateriaal nuttig maar niet noodzakelijk, dan kan op deze grondslag(en) geen beroep worden gedaan. Het gebruik van (bijvoorbeeld) een foto op een toegangspas om veiligheidsredenen kan uiteraard veelal wel. Dit dient immers geen commercieel doel en kan bepaalde omstandigheden wel noodzakelijk zijn.

De derde verwerkingsgrond ‘toestemming van de werknemer’ biedt bij het gebruik van beeldmateriaal voor commerciële doeleinden de meeste mogelijkheden. Ook hiervoor gelden een aantal regels; De toestemming moet ondubbelzinnig, “vrijelijk” en niet onder druk zijn gegeven, waarbij de werknemer goed moet zijn geïnformeerd over de verwerking van het beeldmateriaal, het doel daarvan en het recht om de gegeven toestemming weer in te trekken.

De werknemer staat in een gezagsrelatie tot de werkgever, zodat de vraag kan worden gesteld in hoeverre de toestemming vrijelijk wordt afgegeven. Voor de praktijk betekent dit dat de werkgever de werknemer bij voorkeur schriftelijk moet uitleggen dat het afgeven van toestemming voor het gebruik van beeldmateriaal niet verplicht is en dat indien de werknemer niet wil dat zijn beeldmateriaal wordt gebruikt, hieraan geen nadelige consequenties zijn verbonden. De werknemer hoeft dus niet deel te nemen aan de fotoshoot/bedrijfsfilm; dit is altijd een keuze.

Daarnaast is het raadzaam om de toestemming schriftelijk vast te leggen en in deze vastlegging ook duidelijk te omschrijven;

• welk beeldmateriaal wordt gebruikt;
• waarvoor het beeldmateriaal wordt gebruikt;
• wat er met het beeldmateriaal wordt gedaan als de werknemer uit dienst treedt (wordt het beeldmateriaal dan nog steeds gebruikt, of niet?);
• hoe de werknemer de toestemming kan intrekken en;
• wat het effect is van deze intrekking. 

Denk bij dit laatste bijvoorbeeld aan de situatie dat het gezicht van de ex-werknemer op de bedrijfsbussen van de werkgever staat, zoals bij een (ex) werknemer van Coolblue in 2021 het geval was. De werknemer vorderde na het einde van het dienstverband dat Coolblue zijn afbeelding niet meer mocht gebruiken. De rechter oordeelde over deze situatie dat de kosten van het niet langer gebruik mogen maken van het gezicht van de ex-werknemer op de bussen voor de werkgever onredelijk hoog waren en de impact op haar bedrijfsvoering enorm. De werkgever had er daarom een gerechtvaardigd belang bij om, ondanks dat de ex-werknemer de toestemming had ingetrokken, het gezicht van de werknemer op haar bussen te blijven gebruiken. Van groot belang was in deze kwestie was dat de werknemer vooraf goed was geïnformeerd waarvoor zijn gezicht werd gebruikt en hij afstand had gedaan van zijn portretrecht -ook voor de periode van na zijn dienstverband. Hoewel dit een vrij specifieke en wellicht uitzonderlijke situatie is, kan uit deze uitspraak de les worden getrokken dat het raadzaam is om de werknemer over alle facetten en gevolgen van het verlenen van toestemming voor het gebruik van beeldmateriaal te informeren. Ook over de gevolgen na einde dienstverband en bij het intrekken van toestemming.