Publicaties

COVID-19 | Ondernemingsrecht

Op deze pagina treft u een overzicht aan van veelgestelde vragen en antwoorden met betrekking tot de Coronacrisis. Wij zullen deze pagina, als er ontwikkelingen zijn, regelmatig updaten.

Voor vragen en/of meer informatie kunt u contact opnemen met Larissa Peereboom-Bogers.


1. Welke implicaties heeft COVID-19 op besluitvormingsprocessen binnen vennootschappen?

Op dit moment zijn alle bijeenkomsten met meer dan 100 personen afgelast. Ook is aan een ieder het dringende verzoek gedaan om zoveel mogelijk thuis te werken en sociaal contact (met onder andere collega’s) tot een minimum te beperken. Het is daarom op dit moment niet aan te raden dat een algemene vergadering of bestuursvergadering van een besloten vennootschap fysiek bijeen komt. Welke mogelijkheden biedt de wet om dan toch te kunnen komen tot besluitvorming binnen een vennootschap (en zo een eventuele impasse te voorkomen)?

Algemene vergadering
Op grond van artikel 2:227a BW kunnen de statuten van een besloten vennootschap ten aanzien van een algemene vergadering bepalen dat een vergadergerechtigde bevoegd is om elektronisch aan een algemene vergadering deel te nemen, daarin het woord te voeren en het aan het aandeel verbonden stemrecht uit te oefenen. Hetzelfde geldt voor de naamloze vennootschap op grond van artikel 2:117a BW. Dit is toegestaan onder de voorwaarde dat identificatie van de deelnemer aan de vergadering mogelijk is en de deelnemer de vergadering ‘live’ kan volgen. Indien de statuten voorzien in het deelnemen door middel van een elektronisch communicatiemiddel, is het dus mogelijk om (bijvoorbeeld door middel van video conferencing) aan een algemene vergadering deel te nemen. De statuten kunnen nog nadere voorwaarden stellen aan het gebruik van het elektronisch communicatiemiddel.

Indien in de statuten de mogelijkheid tot elektronisch vergaderen is opgenomen, vervalt het vereiste om óók een fysieke bijeenkomst te houden niet geheel. In de fysieke vergadering dient in ieder geval de voorzitter van de vergadering aanwezig te zijn en in beginsel ook de bestuurders en – indien van toepassing - de commissarissen.

Indien bovengenoemde mogelijkheid tot elektronische deelname niet in de statuten is opgenomen, kan van deze regeling van elektronische deelname aan de algemene vergadering helaas geen gebruik worden gemaakt. In dat geval kunnen op aandeelhoudersniveau alleen besluiten worden genomen op een fysieke algemene vergadering of door een schriftelijk aandeelhoudersbesluit buiten vergadering.

Voor het kunnen nemen van een aandeelhoudersbesluit buiten vergadering bij een besloten vennootschap dienen alle vergadergerechtigden met deze wijze van besluitvorming te hebben ingestemd. Dit betekent echter niet dat het te nemen besluit buiten vergadering unaniem door de algemene vergadering dient te worden aangenomen. Dit kan nog steeds met een volstrekte meerderheid van stemmen (50% + 1), tenzij de statuten een grotere meerderheid voor het desbetreffende besluit (buiten vergadering) voorschrijven. Op deze wijze kunnen dus alsnog aandeelhoudersbesluiten worden genomen, zonder dat de aandeelhouders fysiek bijeen komen.

Bij een naamloze vennootschap kunnen de statuten bepalen dat besluitvorming van aandeelhouders op andere wijze dan in een vergadering kan geschieden, behalve indien aandelen aan toonder of, met medewerking van de vennootschap, certificaten van aandelen zijn uitgegeven. Besluitvorming buiten vergadering is niet mogelijk indien op de aandelen vruchtgebruik of pandrecht is gevestigd, waarbij de aandeelhouder geen stemrecht heeft en de vruchtgebruiker of pandhouder wel. Indien de statuten een regeling tot het nemen van een besluit buiten vergadering bevatten, kan een besluit buiten vergadering slechts met unanimiteit van stemmen (algemene stemmen) van alle stemgerechtigden worden aangenomen.

Indien niet alle aandeelhouders willen instemmen met het nemen van een besluit buiten vergadering of het besluit niet met algemene stemmen wordt aangenomen, dan kan (indien er geen spoedeisende besluiten moeten worden genomen) ervoor worden gekozen om de algemene vergadering te verplaatsen naar een later moment.

Bestuursvergadering
Voor bestuursvergaderingen gelden minder strenge formaliteiten dan voor een aandeelhoudersvergadering. In principe geldt voor het bestuur dat besluiten bij volstrekte meerderheid van stemmen (50% + 1) worden genomen. Wel moet het bestuursbesluit tot stand komen als gevolg van onderling overleg van alle bestuurders die aan dat overleg wensen deel te nemen. Dit betekent niet dat een bestuursbesluit alleen in een voltallige vergadering tot stand kan komen, maar er dient wel aan iedere bestuurder de gelegenheid te zijn gegeven tot deelnemen aan het overleg. Hierbij kan een bestuursvergadering ook via een elektronisch communicatiemiddel (zoals video conference) of via de telefoon plaatsvinden. De statuten kunnen echter wel nadere eisen stellen aan de besluitvorming binnen het bestuur, bijvoorbeeld dat alle bestuurders aan een bestuursoverleg moeten deelnemen of dat voor het aannemen van een bestuursbesluit een bepaald quorum geldt.

De vergadering van het bestuur is niet aan formaliteiten verbonden betreffende de oproeping. De statuten kunnen wel nadere regels geven over bestuursvergaderingen, bijvoorbeeld dat het bestuur vergadert indien een bestuurder zulks verlangt. De statuten kunnen ook nadere eisen stellen aan de wijze waarop stemmen in een bestuursvergadering kunnen worden uitgebracht. Ook mogen bestuurders schriftelijke besluiten buiten vergadering nemen, mits alle bestuurders met deze wijze van besluitvorming hebben ingestemd.