In situaties waarin commerciële partijen vertrouwelijke informatie met elkaar uitwisselen, is het goed om de spelregels over het gebruik van die informatie en de geheimhouding daarvan vast te leggen. Vindt die uitwisseling plaats in het kader van een samenwerking, dan worden geheimhoudingsbepalingen doorgaans opgenomen in de overeenkomst waarin de samenwerking zelf wordt uitgewerkt. Wissel je informatie uit in het kader van een voorfase, bijvoorbeeld de fase waarin je wilt onderzoeken of je een samenwerking aan zou willen gaan, dan is het raadzaam om vooraf een losse geheimhoudingsovereenkomst/non-disclosure agreement (“NDA”) te sluiten. In dit artikel benoemen we een aantal onderwerpen die in een NDA aan bod kunnen komen.

Reikwijdte NDA
Neem een definitie op van informatie, waarin je duidelijk benoemt op welke informatie de NDA betrekking heeft. Dat kan specifieke informatie zijn, bijvoorbeeld een bepaald rapport, maar het kan ook heel breed zijn: alle informatie die je met elkaar deelt. Als je het type informatie specificeert, raden we aan om daarbij op te nemen dat (daarnaast) díe informatie waarvan de ander in redelijkheid moet weten dat de vertrouwelijkheid daarvan door de verstrekker gewenst zal zijn, altijd vertrouwelijk is.

Doel
Benoem het doel waarvoor je de informatie verstrekt c.q. ontvangt en bepaal dat de informatie door de ontvanger alleen voor dat doel gebruikt mag worden.

Kring informatiegerechtigden
Leg vast met wie de ontvanger (doorgaans een rechtspersoon) de informatie mag delen, zowel intern (het bestuur, een werkgroep of alleen specifieke personen) als ook extern (bijvoorbeeld het delen met externe adviseurs). Bepaal in dit kader ook dat de informatie alleen met deze informatiegerechtigden mag worden gedeeld als zij jegens de ontvanger aan met de NDA vergelijkbare bepalingen zijn gebonden. Als alternatief, met name bij een kleine kring van informatiegerechtigden, kun je er voor kiezen om deze personen partij bij de NDA te laten worden, althans zich met een korte verklaring jegens de verstrekker te verbinden om zich aan de gehele of bepaalde onderdelen van de NDA te houden.

Boetebepaling
Overweeg als verstrekker van informatie om een boetebepaling op te nemen bij schending door de ontvanger van zijn geheimhoudingsverplichting. Enerzijds is dit een stok achter de deur voor de ontvanger om zijn geheimhoudingsverplichting na te komen; anderzijds geldt dat bij aanspraak op een boete de verstrekker, anders dan bij aanspraak op schade, niet hoeft te bewijzen dat en welke schade hij heeft geleden door de schending. Het leveren van dergelijk bewijs is namelijk vaak lastig.

Duur
Neem op hoe lang je wilt dat de geheimhouding voortduurt. Vaak zie je dat in dit kader wordt opgenomen dat de geheimhouding geldt gedurende de looptijd van de overeenkomst en gedurende een paar jaar daarna. Welke duur wenselijk is, verschilt per situatie.

Rechtskeuze
Als je met een buitenlandse wederpartij van doen hebt, bepaal dan welk recht van toepassing is op de geheimhoudingsovereenkomst.

Geschillenbeslechting
Het kan zijn dat er een geschil ontstaat over de uitleg of een schending van een geheimhoudingsovereenkomst. Zou je dit geschil voorleggen aan de overheidsrechter, dan moet je er rekening mee houden dat die procedure in beginsel openbaar zal zijn. Aangezien je met de geheimhoudingsovereenkomst juist probeert te voorkomen dat informatie openbaar wordt, is een procedure bij de overheidsrechter meestal niet wenselijk. Overweeg daarom in de overeenkomst op te nemen dat geschillen beslecht zullen worden door middel van arbitrage.

15-7-2019