Inleiding
Per 1 januari 2027 verandert het systeem van servicekosten bij woonruimte ingrijpend. De Wet modernisering servicekosten, het gewijzigde Besluit servicekosten en de nieuwe Regeling servicekosten[1] introduceren een limitatief stelsel. Voor verhuurders van woningen en complexen rijzen daarmee drie praktische vragen: welke kosten mogen nog worden doorberekend, hoe moeten die worden berekend en verdeeld, en welke risico’s ontstaan als de administratie of huurovereenkomsten niet op orde zijn?

Dat zijn geen denkbeeldige risico's. Het aantal servicekostenzaken bij de Huurcommissie steeg in 2023 met 60%. In 2022 werd de private verhuurder bovendien in bijna 100% van de zaken in het ongelijk gesteld.[2] 

Van open naar limitatief: acht categorieën
De belangrijkste wijziging betreft artikel 7:237 lid 3 BW. Het Besluit servicekosten krijgt daarmee een limitatief karakter. Kosten die niet binnen een van de aangewezen categorieën vallen, kunnen niet als servicekosten worden doorberekend.

Het gaat om de volgende acht categorieën:

1. warmte en koude;
2. elektriciteit, gas en water;
3. roerende zaken;
4. kleine herstellingen;
5. toezicht, beveiliging en vuil;
6. signaallevering;
7. verzekeringen en fondsvorming; en
8. administratiekosten.

Voor alle acht categorieën geldt bovendien dat de kosten alleen kunnen worden doorberekend als huurder en verhuurder dit uitdrukkelijk in de huurovereenkomst zijn overeengekomen. Verhuurders moeten bij het sluiten van nieuwe huurovereenkomsten dus vooraf bepalen welke categorieën zij in rekening brengen. Achteraf repareren kan niet.

Daarnaast volgt uit artikel 7:259 lid 1 BW dat servicekosten moeten zijn gebaseerd op daadwerkelijk gemaakte kosten en beperkt moeten blijven tot een redelijke vergoeding. De Regeling servicekosten concretiseert dit per kostencategorie met berekeningsvoorschriften en maximumbedragen.

1. Warmte en koude
De vaste kosten worden in beginsel gelijk verdeeld over de woonruimten waarop de voorziening betrekking heeft. Indien passender, kan verdeling plaatsvinden naar oppervlakte. Variabele kosten worden toegerekend op basis van het individueel gemeten verbruik via warmtemeters of warmtekostenverdelers. Ontbreken dergelijke meters of functioneren zij niet, dan mag een andere verdeelsleutel worden toegepast, mits de verhuurder deze inzichtelijk maakt. Kapitaal- en onderhoudslasten van installaties die als onroerende aanhorigheid kwalificeren, zoals een WKO-installatie, kunnen niet via de servicekosten aan huurders worden doorberekend.

2. Elektriciteit, gas en water
Voor elektriciteit, gas en water geldt in hoofdzaak dezelfde systematiek. Daarbij gelden twee belangrijke uitzonderingen. Ten eerste worden de vaste kosten steeds gelijkelijk verdeeld over de woonruimten waarop de voorziening betrekking heeft; een verdeling naar oppervlakte is niet toegestaan. Ten tweede is de kwalificatie van zonnepanelen van belang. Kapitaal- en onderhoudslasten van onroerende installaties kunnen, zoals gezegd, niet via de servicekosten worden doorberekend. Roerende zonnepanelen die aan de huurder ter beschikking worden gesteld, vallen daarentegen onder het regime voor roerende zaken en kunnen worden afgeschreven binnen categorie 3. Indien de huurder deze kosten draagt, komen de opbrengsten uit bijvoorbeeld saldering en terugleververgoedingen in beginsel aan hem toe. 

3. Roerende zaken
De vergoeding bestaat uit afschrijving en onderhoudskosten. De afschrijving wordt berekend over de aanschafprijs, inclusief leverings- en montagekosten, verminderd met de restwaarde en verdeeld over de levensduur. Een volledig afgeschreven zaak kan niet opnieuw worden gewaardeerd. Voor bepaalde roerende brandbeveiligingsmiddelen en beveiligingscamera’s geldt bovendien een maximum van 50% van de berekende kosten. Reparatiekosten mogen niet afzonderlijk worden doorberekend.

4. Kleine herstellingen
Deze categorie is beperkt tot de herstellingen die limitatief zijn opgenomen in het Besluit kleine herstellingen. De kosten worden berekend aan de hand van de arbeidskosten (urenverantwoording × uurtarief) en materiaalkosten. Een externe factuur is niet langer vereist. Schoonmaak van gemeenschappelijke ruimten valt onder deze categorie en niet onder categorie 5.

5. Toezicht, beveiliging en vuil
Deze categorie omvat diensten gericht op toezicht, veiligheid en een goede bewoning. Denk aan de inzet van een huismeester of beveiliger en aan materialen zoals vuilcontainers, pakketkluizen of een zaklamp voor de huismeester. De vergoeding wordt berekend op basis van de daadwerkelijk bestede uren, het gehanteerde uurtarief en de materiaalkosten. Voor het uurtarief geldt geen maximum. Voor verhuurders van complexen is vooral de verdeelsleutel van belang. Deze kosten moeten gelijk worden verdeeld over het aantal woonruimten dat van de betreffende voorziening gebruik kan maken. Een verdeling naar vierkante meters is niet toegestaan.

6. Signaallevering
Deze categorie ziet op centrale opvang en doorlevering van signalen, zoals radio, televisie en internet. De kosten worden volledig gelijk verdeeld over de woonruimten.

7. Verzekeringen en fondsvorming
De inleg in een gemeenschappelijk fonds, bijvoorbeeld voor kleine herstellingen, bedraagt maximaal € 6 per woonruimte per maand. De inleg wordt gelijk verdeeld over de woonruimten en het fonds mag maximaal driemaal de jaarlijkse inleg bedragen. De maandelijkse inleg moet zijn gebaseerd op de werkelijke jaarlijkse kosten van de diensten die uit het fonds worden betaald. Als die kosten hoger uitvallen dan het fonds toelaat, kan het meerdere niet alsnog via andere servicekostencategorieën bij de huurder worden gebracht. Een afzonderlijke wettelijke labelingsplicht voor het fonds bestaat niet. Wel moeten de betreffende servicekosten vooraf in de huurovereenkomst zijn overeengekomen. Het ligt daarom voor de hand bij het instellen van het fonds ook vast te leggen waarvoor het is bestemd.

8. Administratiekosten
Administratiekosten zijn gemaximeerd op:

• 2% van de servicekosten voor categorieën 1 en 2; en
• 5% van de servicekosten voor categorieën 3 tot en met 7.

Daarbij geldt een minimum van € 7,50 en een absoluut maximum van € 75 per woonruimte per kalenderjaar. Dit maximum geldt ongeacht het aantal afzonderlijke afrekeningen. Worden energie en overige servicekosten bijvoorbeeld afzonderlijk afgerekend, dan mogen de administratiekosten gezamenlijk dus niet meer bedragen dan € 75 per woonruimte per jaar.

Wat betekent dit voor verhuurders van complexen?
Voor verhuurders van grotere (zorg)complexen kan de nieuwe categorie-indeling ingrijpende gevolgen hebben.

Kosten van huismeesters en receptiemedewerkers kunnen slechts worden doorberekend voor zover hun werkzaamheden vallen onder de categorieën kleine herstellingen of toezicht, beveiliging en vuil. Werkzaamheden die daarbuiten vallen, zoals sociale begeleiding of receptiediensten zonder toezicht- of beveiligingsfunctie, komen niet voor doorberekening via de servicekosten in aanmerking.

Voor kosten van toezicht, beveiliging en vuil geldt bovendien een verplichte verdeelsleutel per woonruimte in plaats van naar oppervlakte. Verhuurders die deze kosten momenteel op basis van vierkante meters verdelen, zullen hun afrekenmethodiek voor nieuwe huurovereenkomsten moeten aanpassen.

Ook veelvoorkomende diensten in (zorg)complexen, zoals maaltijdvoorziening, recreatieve activiteiten en zorggerelateerde dienstverlening, vallen buiten de limitatieve servicekostencategorieën. Deze kosten kunnen daarom niet via de servicekosten worden verhaald. Indien verhuurders dergelijke diensten willen aanbieden, dient dat in beginsel te gebeuren op basis van een afzonderlijke overeenkomst, waarbij de huurder vrij is de diensten al dan niet af te nemen. Bepaalde diensten zouden mogelijk in rekening kunnen worden gebracht onder de noemer overige kosten, die vallen onder de “in verband met de totstandkoming van een huurovereenkomst betreffende woonruimte gemaakt beding”, als  bedoeld in artikel 7:264 BW. Ook die bedingen zijn echter aan voorwaarden gebonden. 

Nieuwe bevoegdheden van de Huurcommissie
De Huurcommissie kan straks het volledige voorschot voor servicekosten toetsen bij huurders in het gereguleerde segment. Het onderscheid tussen nutsvoorzieningen met een individuele meter en overige servicekosten vervalt daarmee voor deze toetsing. Het volledige voorschot valt daarmee voortaan onder één toetsingskader.

Voor verhuurders betekent dit dat voorschotten eerder en vollediger door de Huurcommissie kunnen worden gecontroleerd. Ontbreekt een jaarafrekening of het verplichte, door de minister vastgestelde specificatieformulier, dan stelt de Huurcommissie de servicekosten vast aan de hand van de lage normbedragen uit de Regeling. Voor een zelfstandige woonruimte gaat het om 400 m³ gas, 25 m³ water, 800 kWh elektriciteit en € 12 per overige categorie.

Ook de regels voor collectieve geschillen veranderen. De huidige deelname-eis van minimaal 50% vervalt. Twee huurders kunnen al een collectieve zaak starten als hun woningen een eenheid vormen. Ook het drempelbedrag van € 36 vervalt.

Gemeentelijke handhaving
Gemeenten kunnen op grond van de Wet goed verhuurderschap handhaven op de naleving van de servicekostenregels. Ten eerste wordt verduidelijkt dat het overzicht dat gemeenten kunnen controleren hetzelfde overzicht is als het overzicht dat artikel 7:259 lid 2 BW voorschrijft, een uitgesplitst overzicht van de in het kalenderjaar in rekening gebrachte servicekosten, inclusief de berekeningswijze, dat binnen zes maanden na afloop van het kalenderjaar aan de huurder moet worden verstrekt. Ten tweede biedt de limitatieve lijst gemeenten een concreet toetsingskader. Per kostenpost kan eenvoudiger worden vastgesteld of deze als servicekosten mag worden doorberekend. De maximale bestuurlijke boete bedraagt € 25.750. Openbaarmaking van de boete is in beginsel verplicht.

Overgangsrecht: twee regimes naast elkaar

Het nieuwe stelsel treedt op 1 januari 2027 in werking, maar geldt alleen voor huurovereenkomsten die daarna worden gesloten. Voor bestaande huurovereenkomsten blijft het huidige recht gelden. Geschillen over die overeenkomsten worden dus ook volgens het oude recht beoordeeld. Verhuurder en huurder kunnen er wel gezamenlijk voor kiezen het nieuwe stelsel vrijwillig toe te passen. Een zittende huurder kan daartoe echter niet worden verplicht.

Voor verhuurders van complexen betekent dit dat na 1 januari 2027 gedurende enige tijd twee afrekensystemen naast elkaar kunnen bestaan: het oude systeem voor bestaande huurders die niet overstappen en het nieuwe, limitatieve systeem voor nieuwe huurovereenkomsten.

Conclusie: wat moet u nu doen?
Voor verhuurders van woningen en complexen zijn drie acties van belang.

1. Pas huurovereenkomsten aan
   Vanaf 1 januari 2027 moet in de huurovereenkomsten duidelijk zijn gemaakt welke van de acht categorieën servicekosten worden doorberekend. Dit kan niet achteraf worden gerepareerd.
2. Herzie verdeelsleutels waar nodig
   Met name voor huismeester-, toezicht- en beveiligingskosten moet worden nagegaan of de huidige verdeling aansluit bij de nieuwe regels. Een verdeling naar vierkante meters is voor categorie 5 niet langer toegestaan.
3. Scheid aanvullende dienstverlening van de servicekosten

Aanvullende diensten, zoals bijvoorbeeld maaltijdvoorziening en recreatie moeten buiten de servicekostenafrekening worden georganiseerd. Beoordeeld moet worden of deze afzonderlijk en vrijwillig moeten worden aangeboden of dat deze onder de overige kosten van artikel 7:264 BW kunnen worden geschaard.

Meer weten over dit onderwerp of hulp nodig bij het beoordelen van uw huurovereenkomsten? Neem gerust contact op met een van onze specialisten. Wij helpen u graag verder.