Inleiding
In tegenstelling tot de huur van woonruimte kent het heffen van servicekosten bij de huur van bedrijfsruimte in de zin van artikel 7:290 BW (hierna: “290-ruimte”) en artikel 7:230a BW (hierna: “230a-ruimte”) geen specifieke wettelijke regeling. Dit betekent dat partijen een grote mate van vrijheid hebben om eigen afspraken te maken over servicekosten. In de praktijk leidt die vrijheid, met name bij onduidelijke of onvolledige afspraken, ook regelmatig tot juridische geschillen. 

In deze blog wordt eerst uiteengezet wat onder servicekosten wordt verstaan en op welke manieren deze in rekening kunnen worden gebracht. Vervolgens wordt ingegaan op de meest recente ROZ-regelingen voor 290-ruimte en 230a-ruimte, beide gepubliceerd in 2025. Afsluitend wordt een vonnis uit 2025 besproken waarin de rechtbank Gelderland nader uiteenzet onder welke voorwaarden een verhuurder het servicekostenpakket (eenzijdig) kan wijzigen, indien de huurovereenkomst daartoe een wijzigingsbeding bevat, zoals opgenomen in de ROZ-regelingen.

Wat zijn servicekosten?
Onder servicekosten worden in het algemeen verstaan: kosten die de verhuurder aan de huurder doorberekent voor door of namens de verhuurder geleverde diensten of voorzieningen, die worden verricht naast de kale huur(prijs). Aangezien er bij 230a- en 290-ruimte geen wettelijke regeling inzake servicekosten bestaat, kan in principe van alles bij de huurder in rekening worden gebracht, mits daarover overeenstemming bestaat. In de praktijk gebeurt dit ook, bijvoorbeeld bij een triple net huurovereenkomst, waarbij alle aan het vastgoed gerelateerde kosten zoals belastingen, verzekeringen en alle onderhoudskosten aan de huurder worden doorbelast. 

Gangbaar is echter dat alleen de kosten die direct samenhangen met het gebruik van het gehuurde worden doorbelast als servicekosten. Kosten die zien op het ter beschikking stellen van het gehuurde in een bepaalde staat – zoals verzekeringskosten, financieringskosten en groot onderhoud – worden in dat geval geacht in de kale huurprijs te zijn inbegrepen. Van deze gangbare definitie van servicekosten zullen wij uitgaan in deze blog. 

Voorbeelden van typische servicekosten zijn onder meer kosten voor de schoonmaak van de gemeenschappelijke ruimten, glasbewassing, huismeester- of receptiediensten, tuin- en/of terreinonderhoud, kosten die zien op afvalverwerking en kosten die verband houden met het verbruik van nutsvoorzieningen. 

Manieren om servicekosten in rekening te brengen
Servicekosten kunnen op verschillende manieren aan de huurder worden doorbelast. De meest gebruikelijke methode is het werken met een maandelijks of per kwartaal te betalen voorschotbedrag. Na afloop van het kalenderjaar stelt de verhuurder een gespecificeerde afrekening op, waarbij de daadwerkelijk gemaakte kosten worden vergeleken met de betaalde voorschotten en wordt vastgesteld of de huurder moet bijbetalen of juist een bedrag terugontvangt.

Daarnaast kunnen verhuurder en huurder afspreken dat servicekosten forfaitair worden vastgesteld. In dat geval betaalt de huurder een vast bedrag per maand, kwartaal of jaar, ongeacht de werkelijke kosten. Achteraf vindt dan geen verrekening plaats.

Tot slot kunnen partijen overeenkomen dat niet met voorschotten wordt gewerkt, maar dat de verhuurder periodiek een rekening aan de huurder stuurt waarin de daadwerkelijk gemaakte kosten worden doorbelast. Welke methode wordt gekozen, is volledig afhankelijk van de afspraken die partijen daarover contractueel hebben vastgelegd.

ROZ regeling
Omdat de wet geen regeling kent voor servicekosten bij 230a- en 290-ruimte, is de ROZ-regeling in de praktijk van groot belang. Zowel het ROZ-model voor 290-ruimte als dat voor 230a-ruimte bevat uitgebreide bepalingen over servicekosten. Deze regelingen vertonen grote overeenkomsten en worden daarom gezamenlijk besproken. 

De ROZ-modellen[1] bepalen allereerst dat servicekosten verschuldigd zijn naast de huurprijs. Uitgangspunt daarbij is dat de huurder zelf verantwoordelijk is voor het afsluiten van overeenkomsten tot levering van prestaties waarvoor servicekosten worden berekend met de betrokken instanties. Dit is anders indien het gehuurde geen afzonderlijke aansluitingen heeft, het om de nutsvoorzieningen van de gemeenschappelijke ruimten gaat, of indien partijen zijn overeengekomen dat de verhuurder deze voorzieningen verzorgt.[2] In dat geval levert de verhuurder de prestaties waarvoor servicekosten in rekening worden gebracht en stelt hij de verschuldigde vergoeding vast op basis van de (geschatte) daadwerkelijke kosten die met die levering gemoeid zijn, inclusief de daarmee samenhangende administratieve werkzaamheden.[3] Vaak belasten verhuurders huurders 5% aan administratiekosten door. 

Wanneer het gehuurde deel uitmaakt van een gebouw of een complex van gebouwen en de prestaties waarvoor servicekosten worden berekend mede betrekking hebben op andere gedeelten, stelt de verhuurder het redelijkerwijs aan de huurder toe te rekenen aandeel in die kosten vast. Dit gebeurt doorgaans aan de hand van een verdeelsleutel, bijvoorbeeld op basis van het aantal gehuurde vierkante meters inclusief het (eventueel) evenredige deel in de gemeenschappelijke ruimten. Daarbij hoeft de verhuurder geen rekening te houden met de vraag of een individuele huurder feitelijk gebruikmaakt van de betreffende diensten, aangezien dat een onevenredige administratieve belasting zou opleveren. Wel geldt dat bij leegstand van (een deel van) het gebouw de aan de huurder doorbelaste kosten niet hoger mogen zijn dan wanneer het gehele gebouw in gebruik zou zijn.[4] Kortom: leegstandsrisico komt voor rekening en risico van de verhuurder. 

Over ieder jaar waarin servicekosten in rekening zijn gebracht, dient de verhuurder een gespecificeerde servicekostenafrekening te verstrekken.[5] De wijze van berekening moet voldoende inzichtelijk zijn, zodat de huurder deze kan controleren.[6] Indien de huurovereenkomst halverwege het jaar eindigt, dient ook over die kortere periode een afrekening te worden opgesteld. 

Voor 230a-ruimte geldt als uitgangspunt dat de verhuurder de afrekening uiterlijk binnen twaalf maanden na afloop van het (gedeeltelijke) jaar verstrekt.[7] Voor 290-ruimte bedraagt deze termijn vijftien maanden.[8] Indien het de verhuurder niet lukt de afrekening tijdig te verstrekken, dient hij dit gemotiveerd aan de huurder mee te delen. 

Het ROZ‑model voor 230a‑ruimte (versie 2025) bepaalt dat de wettelijke verjaringstermijn voor servicekosten begint te lopen één jaar na afloop van het jaar waarop die kosten betrekking hebben.[9] Daarmee komen partijen overeen dat de vordering tot terugbetaling dan wel bijbetaling op dat moment opeisbaar wordt. Dat de omvang van die vordering nog niet definitief vaststaat, doet hier niet aan af: een vordering kan immers opeisbaar zijn voordat haar exacte hoogte is vastgesteld.[10] 

Een huurder van 230a‑ruimte kan in theorie dus worden geconfronteerd met een verhuurder die te hoge voorschotten in rekening brengt en geen afrekening verstrekt. Indien zes jaar zijn verstreken na het jaar waarop de servicekosten betrekking hebben (te weten: één jaar tot aan het intreden van de opeisbaarheid plus vijf jaar verjaringstermijn), verjaart de vordering van de huurder tot terugbetaling van het te veel betaalde. Om te voorkomen dat de huurder de teveel betaalde servicekosten niet meer kan terugvorderen wegens verjaring, zal de huurder in een dergelijke situatie de verjaringstermijn tijdig moeten stuiten. 

Het ROZ‑model voor 290‑ruimte (versie 2025) kent geen bepaling waaruit volgt binnen welke termijn de servicekostenafrekening moet zijn verstrekt. Dit betekent dat de wettelijke verjaringstermijn van vijf jaar geldt. Op grond van artikel 3)397 BW geldt dat de verjaringstermijn begint te lopen vanaf het moment dat een vordering opeisbaar is. Een vordering tot bij- of terugbetaling van servicekosten is opeisbaar nadat het servicekostenoverzicht is opgesteld en aan de huurder is toegezonden, zodat partijen weten wat zij over en weer van elkaar te vorderen hebben. Dit betekent dat zolang de verhuurder geen servicekostenoverzicht verstrekt, de verjaringstermijn niet gaat lopen. . Een verhuurder die jarenlang in gebreke blijft met het verstrekken van servicekostenoverzichten, kan echter wel zijn rechten verwerken om het door de huurder te weinig betaalde, terug te vorderen (artikel 6:2 lid 2 BW). Rechtsverwerking vergt bijzondere omstandigheden. Die doen zich voor wanneer (i) bij de huurder het gerechtvaardigd vertrouwen is gewekt dat de verhuurder zijn aanspraak niet langer geldend zal maken, of (ii) de positie van de huurder onredelijk wordt benadeeld of verzwaard als de verhuurder zijn aanspraak alsnog uitoefent. Louter tijdsverloop of stilzitten is daarvoor niet voldoende.[11] Van rechtsverwerking zal dus niet snel sprake zijn.

Wordt de servicekostenafrekening wel (tijdig) verstrekt, dan dient de huurder na ontvangst van de servicekostenafrekening binnen drie maanden het eventuele tekort bij te betalen of ontvangt hij het te veel betaalde bedrag terug. Het maken van bezwaar tegen de afrekening schort de betalingsverplichting van de huurder niet op.[12] 

De ROZ-regelingen geven de verhuurder voorts het recht om, na overleg met de huurder, de aard en omvang van de prestaties waarvoor servicekosten worden berekend tussentijds te wijzigen. Ook mag de verhuurder het voorschot aanpassen aan de redelijkerwijs te verwachten kosten. Tot slot sluiten de ROZ-modellen de aansprakelijkheid van de verhuurder uit voor schade die het gevolg is van het niet of niet behoorlijk functioneren van de diensten waarvoor servicekosten worden geheven. In dat kader zijn ook het recht op huurprijsvermindering en het recht op verrekening uitgesloten.[13] 

Eenzijdige wijzigingen van het servicekostenpakket: uitleg van de rechtbank
De rechtbank Gelderland heeft recent uitgelegd of, en zo ja, op welke manier, verhuurder de levering van zaken en diensten naar soort en omvang kan wijzigen.[14] Op grond van de ROZ-regelingen is de verhuurder daar pas na overleg met de huurder toe bevoegd. Er is echter geen expliciete instemming benodigd van de huurder voor de wijziging. 

De rechter overweegt dat de vrijheid om het servicekostenpakket te wijzigen de verplichting met zich meebrengt om proactief, onderbouwd en daadwerkelijk overleg te voeren met huurder.

Met proactief overleg wordt bedoeld dat de verhuurder de huurder tijdig betrekt bij het voornemen tot wijziging, zodat de huurder niet pas achteraf wordt geconfronteerd met een aangepaste dienstverlening of hogere kosten. Onderbouwd overleg houdt in dat de verhuurder het nut en de noodzaak van de wijziging toelicht en inzicht geeft in de praktische en financiële gevolgen. Met daadwerkelijk overleg brengt de rechtbank tot uitdrukking dat sprake moet zijn van tweerichtingsverkeer, waarbij de verhuurder openstaat voor reacties en inzichten van de huurder.

De rechtbank overweegt vervolgens dat – alhoewel de huurovereenkomst daarvoor geen grond bevat - de beperkende werking van de redelijkheid en billijkheid ertoe kan leiden dat een door de verhuurder, na overleg met huurder, eenzijdig opgelegde wijziging van het servicekostenpakket geen rechtsgevolg heeft. Dat kan volgens de rechtbank het geval zijn wanneer de wijziging uitsluitend in het voordeel van de verhuurder strekt en geen enkel voordeel oplevert voor de huurder.

Tot slot benadrukt de rechtbank dat een verhuurder alleen servicekosten in rekening kan brengen voor diensten en leveringen die bij het sluiten van de huurovereenkomst zijn overeengekomen, of die nadien na overleg rechtsgeldig aan het servicekostenpakket zijn toegevoegd. Eenzijdige uitbreiding van servicekosten is dus niet toegestaan. In bijzondere omstandigheden, die de verhuurder onderbouwd moet stellen, kan er aanleiding zijn toch servicekosten door te belasten op grond van ongerechtvaardigde verrijking.[15]

Conclusie 
Servicekosten betreffen de kosten voor daadwerkelijk geleverde diensten of voorzieningen bovenop de kale huurprijs. Deze kosten kunnen op verschillende manieren in rekening worden gebracht, bijvoorbeeld via voorschotten, forfaitaire bedragen of afrekening op basis van de facturen zonder voorschot. Omdat de wet geen regeling kent betreffende servicekosten bij 230a- en 290- ruimte, geven de ROZ-regelingen richting aan de markt voor de berekening, afrekening, verjaring en tussentijdse aanpassing van de servicekosten.

Meer weten over dit onderwerp? Neem contact op met een van onze specialisten. We helpen u graag verder.