Een notaris is een openbaar ambtenaar met de wettelijke bevoegdheid om bepaalde officiële ‘authentieke’ akten, zoals hypotheken en testamenten, op te maken en te verlijden. Daarnaast houdt een notaris zich bezig met juridische advisering.

Wie kan er klagen over de notaris? 
Iedereen met ‘enig redelijk belang’ kan klagen over het handelen of nalaten van een notaris. Een redelijk belang kan volgen uit betrokkenheid bij een specifieke zaak of uit het hebben van een belang bij de handhaving van de beroepsnormen en -regels van het notariaat. Dit betekent dat het klachtrecht toekomt aan opdrachtgevers van de notaris, derden die betrokken zijn bij een zaak, de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie, het Bureau Financieel Toezicht, belangenorganisaties, het Openbaar Ministerie en instanties met taken die raken aan de werkzaamheden van de notaris, zoals overheidsinstanties. Het klachtrecht is bewust ruim geformuleerd. Het idee van de wetgever is dat een ruime toegang tot de tuchtrechtelijke klachtenprocedure de kwaliteit van de notariële beroepsgroep ten goede komt.

Dat een persoon een klachtrecht heeft, betekent niet dat zijn klacht ook inhoudelijk zal worden beoordeeld. De tuchtrechter zal toetsen of aan de andere ontvankelijkheidseisen voldaan is (zie hierna).

Welke tuchtinstanties zijn er?
De tuchtrechtspraak op het notariaat vindt plaats in twee instanties. In eerste aanleg wordt de notariële tuchtrechtspraak uitgeoefend in de vier kamers voor het notariaat. Deze kamers zijn gevestigd in Amsterdam, Arnhem-Leeuwarden, Den Haag en Den Bosch. Elke kamer bestaat uit een voorzitter en vier leden. De presidenten van de rechtbanken in Amsterdam, Arnhem, Den Haag en ’s Hertogenbosch zijn de voorzitters van de vier kamers. De overige leden worden gevormd door een rechter, een belastinginspecteur en twee (kandidaat-)notarissen. De kamer kan ook zaken behandelen met drie leden. De kamer bestaat in dat geval uit de voorzitter, een rechter of belastinginspecteur en één (kandidaat-)notaris.

Als de klager of de verwerende notaris het niet eens is met de uitspraak van de kamer, kan hij hoger beroep instellen bij de Notariskamer van het gerechtshof Amsterdam. De notariskamer van het gerechtshof Amsterdam bestaat uit drie raadsheren: een voorzitter, een beroepsrechter en een notaris. Er is geen cassatie mogelijk tegen de uitspraken van de Notariskamer.

Wat zijn de ontvankelijkheidseisen? 
Een klacht over een notaris wordt per post of per e-mail ingediend bij de kamer voor het notariaat. Het klaagschrift mag niet meer dan vijf bladzijden lang zijn en dient een duidelijke omschrijving van de klacht en de gronden waarop de klacht berust te bevatten, voor zover nodig onderbouwd met bewijsstukken.

Voordat de klacht in behandeling wordt genomen, is de klager griffierecht van € 50,00 verschuldigd. Indien de klacht geheel of gedeeltelijk gegrond wordt verklaard, wordt het door de klager betaalde griffierecht vergoed door de betrokken notaris. Er wordt geen griffierecht geheven indien het verzoek of de klacht afkomstig is van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie, het Bureau Financieel Toezicht of de Minister voor Rechtsbescherming.

Voor het indienen van een klacht geldt een termijn van drie jaar na de dag waarop de klager heeft kennisgenomen of kennis heeft kunnen nemen van het handelen of nalaten van de notaris waarop de klacht betrekking heeft.

Daarnaast dient de klager een redelijk belang te hebben bij de klacht.

Hoe ziet de procedure bij de tuchtrechter eruit? 
Een klacht wordt ingediend bij de kamer voor het notariaat. Indien het griffierecht tijdig is betaald, neemt de kamer de klacht in behandeling. De kamer zal de klacht daartoe eerst aan de notaris sturen. De notaris dient binnen drie weken te reageren door een verweerschrift in te dienen. Het kan voorkomen dat de voorzitter van de kamer bepaalt dat een nadere schriftelijke ronde vereist is. In dat geval volgen repliek en dupliek.

Na de schriftelijke behandeling ligt de zaak ter beoordeling van de voorzitter. De voorzitter zal allereerst kijken of de zaak zich leent voor een voorzittersbeslissing. In dat geval doet de voorzitter de zaak zelf af, door te oordelen dat de klager (kennelijk) niet-ontvankelijk is, de klacht ongegrond is of de klacht van onvoldoende gewicht is. De klacht wordt dan afgewezen. Tegen een dergelijke beslissing van de voorzitter kan de klager binnen 14 dagen schriftelijk en onder motivering van redenen in verzet gaan bij de kamer.

Het is ook mogelijk dat de klager en notaris worden uitgenodigd op een gesprek met de voorzitter van de kamer. Het komt voor dat partijen na dit gesprek een minnelijke schikking treffen en de klacht door de klager wordt ingetrokken.

Wordt de klacht niet door de voorzitter afgewezen of wordt het verzet gegrond verklaard, dan wordt de klacht inhoudelijk in behandeling genomen door de kamer. Er vindt een zitting plaats. Ter zitting hoort de kamer de klager en de notaris. De behandeling van de klacht ter zitting is openbaar, tenzij de kamer om gewichtige redenen beslist dat de behandeling geheel of gedeeltelijk achter gesloten deuren plaatsvindt. Hier kan bijvoorbeeld aanleiding voor zijn wanneer er vertrouwelijke informatie besproken moet worden.

Binnen zes weken na de zitting neemt de kamer een beslissing over de klacht. De beslissing wordt per aangetekende post aan partijen toegezonden.

Tegen een beslissing van de kamer staat hoger beroep open bij het gerechtshof Amsterdam. Het hof moet het beroepschrift binnen 30 dagen na de dagtekening van de brief met de beslissing hebben ontvangen. Voordat het gerechtshof het beroepschrift in behandeling neemt, zal de klager griffierecht dienen te betalen.

Welke materiële toets voert de tuchtrechter uit? 
De tuchtrechter toetst of het handelen of nalaten van een notaris in strijd is met wettelijke bepalingen waaraan een notaris zich dient te houden, zoals bepalingen in de Wet op het notarisambt. Ook kan de tuchtrechter toetsen of een notaris voldoende zorg in acht heeft genomen ten opzichte van de (rechts)personen voor wie hij optreedt en of hij daarbij heeft gehandeld zoals een behoorlijk beroepsbeoefenaar behoort te doen.

De tuchtnorm is ruim en wordt door de tuchtrechtspraak nader ingevuld. Uit deze rechtspraak blijkt dat een notaris in ieder geval een aantal kwaliteiten moet bezitten. Deze kwaliteiten vullen de ruime tuchtnorm nader in.

• Deskundigheid

Een notaris zal kennis van zaken moeten hebben en zal partijen volledig en juist moeten inlichten. Daartoe zal een notaris op de hoogte moeten zijn van de wetten, reglementen en verordeningen die op het notarisambt van toepassing zijn, overige wet- en regelgeving, jurisprudentie en ontwikkelingen in de notariële praktijk.

• Zorgvuldigheid

Een notaris dient zijn taak nauwgezet uit te voeren. Dit zal inhouden dat een notaris zorgvuldig te werk dient te gaan. Dit geldt ook in gevallen met een grote tijdsdruk.

• Voorzichtigheid

Een notaris is gehouden tot voorzichtigheid. In gevallen van onzekerheid of onduidelijkheid zal een notaris het zekere voor het onzekere moeten nemen. Dit kan in bepaalde omstandigheden betekenen dat een notaris het passeren van een akte of een andere handeling moet nalaten totdat de onzekerheid is weggenomen.

• Voortvarendheid

Een notaris zal zich moeten vergewissen van de spoedeisendheid van een zaak en overeenkomstig de spoedeisendheid moeten handelen. Dit ontslaat hem echter niet van de plicht om zorgvuldig en voorzichtig te werk te gaan.

• Onpartijdigheid

Een notaris mag de belangen van één partij niet laten prevaleren boven de belangen van de andere partij. Dit houdt ook in dat de notaris onder omstandigheden corrigerend moet optreden. Als partijen geen gelijkwaardig niveau van juridische kennis hebben of één partij economisch veel sterker is dan de ander, zal een notaris de zwakkere partij in bescherming moeten nemen.

• Onafhankelijkheid

Een notaris zal moeten voorkomen dat hij wordt beïnvloed door anderen of dat de schijn wordt gewekt dat hij wordt beïnvloed door anderen. Uit de voorwaarde van onafhankelijkheid volgt dat de notaris geen provisie kan accepteren.

• Vertrouwelijkheid

Een notaris is gehouden om geheimhouding te betrachten ten aanzien van alles waarvan hij door zijn ambt kennisneemt.

• Integriteit

Het notariaat kan als beroepsgroep alleen functioneren als de notaris eer en aanzien geniet en als het publiek vertrouwen heeft in zijn integriteit. Hieruit vloeit bijvoorbeeld voort dat een notaris zich zal moeten onthouden van (neven)activiteiten die ertoe kunnen leiden dat zijn eer in twijfel wordt getrokken.

• Verantwoording over kandidaat-notarissen

Een notaris is verantwoordelijk voor de kandidaat-notarissen die aan zijn kantoor verbonden zijn. Dit geldt ook als een kandidaat-notaris veel ervaring heeft of zeer zelfstandig optreedt.

Waar kan de tuchtprocedure toe leiden? 
De kamer voor het notariaat kan een klacht niet-ontvankelijk, ongegrond of gegrond verklaren. Als de kamer de klacht (gedeeltelijk) gegrond verklaart, kan de kamer een aantal maatregelen opleggen, zoals een waarschuwing, berisping, geldboete, openbaarmaking van de maatregel van waarschuwing, berisping of geldboete, ontzegging van de bevoegdheid tot het aanwijzen van een toegevoegd notaris, schorsing in de uitoefening van het ambt voor de duur van ten hoogste zes maanden of ontzetting uit het ambt.

Als de kamer een maatregel oplegt, kan de kamer de notaris daarnaast veroordelen in de door de klager gemaakte kosten en de kosten van de behandeling van de zaak bij de kamer.

De kamer kan een klacht ook gegrond verklaren zonder aan de notaris een maatregel op te leggen.

De tuchtrechter kan geen schadevergoeding toekennen. Daarvoor dient een klager naar de civiele rechter te stappen.