Het komt met regelmaat voor dat werknemers die met ontslag worden bedreigd documenten naar hun privé e-mailadres sturen of documenten downloaden met als argument dat ze die documenten mogelijk later nodig hebben in een ontslagzaak. In deze zaak kwam dat handelen de werknemer duur te staan en leidde dit tot ontbinding van de arbeidsovereenkomst vanwege verwijtbaar handelen. Een relevante vraag voor de praktijk is wat in dit verband wel en niet is toegestaan en hoe hierover door andere rechters is geoordeeld. 

Uit de schaarse jurisprudentie hierover volgt een duidelijke lijn, namelijk dat rechters het downloaden of privé bewaren van gevoelige en vertrouwelijke bedrijfsinformatie doorgaans een ernstige gedraging vinden. Zo leidde het downloaden van documenten in diverse zaken tot een ontslag, al dan niet op staande voet (zie bijvoorbeeld: Gerechtshof Den Haag 23 juli 2024, ECLI:NL:GHDHA:2024:1167). Ook het downloaden van 5.000 bestanden gedurende de onderhandelingen over een beëindigingsovereenkomst leverde een voldoende zwaarwegend belang voor de werkgever om de werknemer op non-actief te stellen (zie: Rechtbank Amsterdam 1 februari 2019, ECLI:NL:RBAMS:2019:1003). Om te bepalen of inderdaad sprake is van verwijtbaar handelen of een dringende reden wordt veelal de ernst van de gedraging gekoppeld aan een bepaling uit de arbeidsovereenkomst, bijvoorbeeld het geheimhoudingsbeding, of een bij de werkgever geldend beleid (bijvoorbeeld in onderhavige uitspraak). Maar ook in de gevallen dat uit de uitspraak niet blijkt of er iets hierover in de arbeidsovereenkomst staat, overwegen rechters dat de werknemer – vaak mede gelet op hun functie – had behoren te begrijpen dat zij de bedrijfsgevoelige informatie niet mochten downloaden (zie: Rechtbank Den Haag 28 september 2023, ECLI:NL:RBDHA:2023:21760). 

De kantonrechter in de onderhavige zaak bewandelde beide paden. De kantonrechter overwoog zowel dat een werknemer moet begrijpen dat het downloaden van dergelijke gegevens (nadelige) consequenties kan hebben voor zijn relatie met de werkgever en het vertrouwen ernstig kan schaden, als dat er een verbod was opgenomen in de arbeidsovereenkomst. Op basis daarvan oordeelde de kantonrechter dat het handelen van de werknemer verwijtbaar was. 

Uit de jurisprudentie blijkt dat rechters wel reden zien om het downloaden van bedrijfsdocumenten niet als ernstig verwijtbaar of als dringende reden aan te merken als de werknemer de documenten heeft gedownload voor zijn verdediging. De kantonrechter in de onderhavige zaak overwoog expliciet dat geen sprake is van ernstig verwijtbaar handelen mede omdat het voorstelbaar was dat de werknemer zich overdonderd voelde doordat hem opeens de wacht aan was gezegd en duidelijkheid wilde verkrijgen over zijn functioneren. Er waren ook geen aanwijzingen dat de werknemer de gegevens om een andere reden had gedownload en dat de gegevens bij derden terecht waren gekomen. Ook hof Den Bosch (Gerechtshof ’s-Hertogenbosch 8 september 2016, ECLI:NL:GHSHE:2016:4047) en rechtbank Rotterdam (Rechtbank Rotterdam 9 oktober 2023, ECLI:NL:RBROT:2023:11880) overwogen in deze lijn dat er geen sprake was van ernstig verwijtbaar handelen door de werknemer, mede doordat de werknemer de bestanden had gedownload om zich adequaat te kunnen verweren. In beide zaken speelde eveneens een rol dat de werknemer de bestanden niet had gedeeld met derden. Hof Amsterdam (Gerechtshof Amsterdam 17 november 2020, ECLI:NL:GHAMS:2020:3112) overwoog in vergelijkbare zin in het kader van een ontslag op staande voet. De werknemer in die zaak had vanwege het oplopen van spanningen e-mailberichten naar zijn privé adres gestuurd om zijn rechtspositie veilig te stellen en vanwege de vrees dat hij op enig moment geen toegang meer zou hebben tot zijn zakelijke account. Mede op basis daarvan leverde deze gedraging naar het oordeel van het hof geen dringende reden op. Relevant was nog dat de berichten alleen waren doorgestuurd naar de advocaten van de werknemer en dat er (verder) geen berichten openbaar waren gemaakt. 

De vraag of een werknemer de bestanden heeft gedeeld met derden wordt - samen met de vraag of de werknemer de intentie had om de werkgever te schaden – telkenmale meegewogen in de afweging of sprake is van ernstig verwijtbaar handelen door de werknemer of niet. 

Als de werknemer aanvoert dat hij de documenten nodig heeft voor zijn rechtspositie en eventueel verweer, moet de werknemer dat wel aannemelijk maken bij de rechter. Maakt een werknemer niet inzichtelijk waarom hij die informatie nodig had, dan maakt een rechter korte metten met die stelling (zie: Rechtbank Den Haag 28 september 2023, ECLI:NL:RBDHA:2023:21760 en in het hoger beroep Gerechtshof Den Haag 23 juli 2024, ECLI:NL:GHDHA:2024:1167 en Gerechtshof Den Haag 8 februari 2022, ECLI:NL:GHDHA:2022:343). 

Een belangrijke omstandigheid is verder of al duidelijk is dat de arbeidsovereenkomst gaat eindigen of niet. Zo zag de rechter bij rechtbank Gelderland (Rechtbank Gelderland 22 november 2022, ECLI:NL:RBGEL:2022:6589) geen rechtvaardiging in de verklaring van de werknemer dat hij documenten had gedownload om sneller klanten te kunnen werven en zodat hij zich alsnog tegenover de werkgever kon bewijzen. Het dienstverband voor bepaalde tijd werd namelijk hoe dan ook niet voortgezet en de werknemer was in afwachting was van de vaststellingsovereenkomst. Hierbij speelde ook een rol dat het aantal downloads buitengewoon hoog was en op verschillende dagen had plaatsgevonden. Ook rechtbank Amsterdam (Rechtbank Amsterdam 7 december 2023, ECLI:NL:RBAMS:2023:8011, JAR 2024/57 m.nt. A.G.M. Dera-ten Bokum en J. Lubbers) oordeelde dat het downloaden van bedrijfsgevoelige en vertrouwelijke informatie ongeoorloofd was omdat al duidelijk was dat de tijdelijke arbeidsovereenkomst niet werd verlengd. Het meenemen van die stukken in de aanloop naar een einde van een arbeidsovereenkomst leverde een dringende reden op. 

Het is dus duidelijk dat een werknemer zich op zeer glad ijs begeeft bij het downloaden bedrijfsdocumenten, zeker bij het downloaden van vertrouwelijke en concurrentiegevoelige documenten en een grote hoeveelheid documenten. Rechters achten namelijk het downloaden van vertrouwelijke en gevoelige bedrijfsdocumenten veelal ernstig, in ieder geval ernstig genoeg voor een ontbinding. Dat de informatie nodig is om de rechtspositie te bepalen en om verweer te voeren, kan een reden zijn voor de rechter om welwillend naar de werknemer te kijken en te oordelen dat geen sprake is van ernstig verwijtbaar handelen of een dringende reden. Het handelen van de werknemer kan dus, zeker in situaties als deze waarin er geen andere voldragen grond is voor ontslag, een cadeautje voor de werkgever zijn.